Je moet alles heel klein en concreet maken
Begin dit schooljaar zijn drie collega’s gevraagd om het MBObeter programma vorm te geven op de onderdelen BPV, onderwijsontwikkeling en didactisch handelen. Dat werd op een hele leuke manier met een kookworkshop gecommuniceerd. Er werden gelijk groepen gemaakt bij deze onderwerpen op basis van ieders affiniteit. We wisten niet wat we konden verwachten, maar iedereen was vanaf de start betrokken.
Zichtbare resultaten
We komen elke week anderhalf uur met het hele team bij elkaar. We beginnen de bijeenkomsten gezamenlijk voor het verbeterbord en aan elk groepje wordt gevraagd: wat speelt er, waar moet extra actie op? De bedoeling is om zo klein mogelijke acties te formuleren en die in een PDCA-cyclus van steeds drie weken uit te voeren. De begeleider is hierin heel nuttig: kritische vragen, acties kleiner maken. Daarna worden de verbeteracties ook meteen uitgewerkt. Tien minuten voor het einde komen we weer bij elkaar voor het verbeterbord: hoe ver zijn we, is er hulp nodig, wat vindt de opleidingsmanager? Zodra een actie zichtbaar is, heeft het voor ons nut. Op die manier zie je dat het werkt. En dat maakt het team heel gelukkig. Aan het einde van iedere bijeenkomst hebben we een teambarometer. Aan de hand van smileys wordt gekeken hoe de bijeenkomst is verlopen. De smileys worden ook steeds creatiever. Een collega heeft niet zo veel haar en dat zag je in de poppetjes terug! Uiteindelijk is het de bedoeling dat de verbeteracties en de aanpak tot ons dagelijks werk gaan behoren.
Verbeteracties
Op alle drie onderdelen heeft het team verbeteracties uitgevoerd. Bij BPV hebben we een verbeteractie opgepakt om alle studenten een stageplek te geven. We hebben plekken geïnventariseerd, een standaard ontwikkeld voor studenten, mentoren aan het werk gezet en met student en slb-er samen gebeld naar een nieuwe plek. Na de drie weken was de verbeteractie gehaald. Alle studenten hadden op dat moment een stageplek! Hier zijn we echt trots op. Daarnaast willen we meer diverse werkvormen gebruiken tijdens de lessen, studenten worden daar meer betrokken van. Collega’s hebben werkvormen uitgewerkt en gepresenteerd, boeken aangeschaft en op de gezamenlijke schijf een link geplaatst waar we de ervaringen met werkvormen met elkaar delen. De selfservice app is een ander voorbeeld van een succesvolle actie. Studenten hadden geen toegang tot hun gegevens (aan- of afwezig, cijfers). Er was een app voor gemaakt, maar niemand wist hoe die te gebruiken. Daar is een verbeteractie op gezet en die heeft gewerkt. Nu zien studenten alles online. Ik zie dat het hele team het nut ervan ziet en enthousiast is geraakt. We gaan volgend jaar verder met deze manier van werken.
Zodra een actie zichtbaar is, zie je dat het werkt
Regisseursrol
Ik ben gevraagd om regisseur te worden van het verbeterbord. Dat is overigens best lastig. Je moet alles heel klein en concreet maken. Doordat ikzelf onderdeel ben van het team, ben je snel geneigd uit je rol te stappen. Ik ben goed begeleid om vooral regie te houden en de anderen aan het werk te zetten. De regisseursrol is ook spannend omdat je een soort van leiding moet geven aan collega’s. Na de eerste twee keer werd het voor mij en het team al wat normaler.
Tijd
Wij kunnen als team samen zitten, met iedereen het gesprek aangaan, iedereen luistert en iedereen heeft tijd gereserveerd. Doordat er tijd is vrijgemaakt en je dus geen klussen tussendoor krijgt, is er voor 100% aandacht voor de verbeteracties. Vroeger werd tijdens de vergaderingen benoemd dat er iets moest en dan moest je maar uitzoeken wanneer. Nu heb je een continue cyclus van drie weken. In die drie weken is het klaar! Dat werkt gewoon heel goed.