Beergame - Werken met systeemdynamische principes | UPD

Beergame

Een introductie in het werken met systeemdynamische principes

De Beergame is een uniek managementspel dat al in de jaren ’60 is ontwikkeld aan de MIT door Jay Wright Forrester. Hij ontwikkelde het spel in zijn onderzoek naar systeemdynamica. De Beergame is in Nederland vooral bekend geworden door het boek “De vijfde discipline. De kunst en praktijk van de lerende organisatie.” van de Amerikaanse management-auteur Peter Senge. Bij UPD spelen we de Beergame om deelnemers te laten ervaren hoe de principes van systeemdenken en systeemdynamica werken.

The Beergame

Deze ‘laboratorium-organisatie’ vormt het vertrekpunt om dieperliggende processen in organisaties op te sporen, te begrijpen en te leren hanteren. De Beergame is daarmee – behalve leuk om te spelen – een goed startpunt voor continu verbeterreizen, het verbeteren van teamsamenwerking en het onderzoeken en doorbreken van hardnekkige patronen binnen de organisatie.

Beergame; het spelverloop

De Beergame wordt gespeeld aan een lange tafel waarop een ketenproces wordt gesimuleerd. In een gestructureerd proces wordt er bier geproduceerd en via een gelaagde distributie naar de klant getransporteerd. Om dit te realiseren beheert iedere schakel in het proces eigen voorraden. Iedere schakel wordt door 1 of 2 deelnemers beheerd, afhankelijk van de groepsgrootte.

De deelnemers krijgen een simpele en duidelijke opgave; lever de klant bier tegen minimale kosten. Dat deze opdracht niet zo simpel is als het lijkt, blijkt al snel tijdens het spel. Deelnemers ervaren dat er geen eenvoudig verband is tussen vraag en aanbod, ze leren over de waarde van samenwerking en communicatie en ervaren hoe de eigen aannames en overtuigingen direct invloed hebben op de hele keten. Daarbij maken ze tijdens het spel direct kennis met termen als systeemdenken, systeemdynamica en het bullwhip effect.

Om het spel goed te kunnen spelen zijn tenminste 8 spelers nodig, maar hoe meer deelnemers hoe leuker het spel wordt. Bij meer dan 16 deelnemers wordt de groep verdeeld over meerdere spellen waarbij ze als verschillende biermerken tegen elkaar spelen. Er is in principe geen maximum aantal deelnemers voor de Beergame.

Programma voor de Beergame

Rondom de Beergame organiseren we een programma wat afhankelijk is van de stap die we met de groep willen maken. Voor iedere groep waarmee we het spel spelen is de aanleiding namelijk anders. Tijdens een intake bespreken we uitgebreid welke uitdagingen er momenteel spelen en met welke doelstelling het spel gespeeld wordt. Hierbij kan gedacht worden aan thema’s als samenwerking, ketenoptimalisatie, klantwaarde creatie of het doorbreken van hardnekkig patronen.

Tijdens het spel verdelen we de groep over de verschillende biermerken en doen we een aantal oefenrondes om het spel goed te begrijpen. Vervolgens spelen we het spel zonder te interveniëren in de groepsdynamiek of samenwerking. Nadat de laatste ronde gespeeld is nemen we uitgebreid de tijd om het spel na te bespreken. Tijdens deze nabespreking ontstaan vaak de belangrijkste inzichten. Welke dat zijn hangt tot op zekere hoogte af van de aanleiding om het spel te spelen. De duur van het totale programma hangt af van de exacte groepsgrootte en de duur van de nabespreking. In de regel hanteren we voor het spel en de nabespreking een totale tijd van 4 tot 8 uur.

Locaties

We kunnen de Beergame spelen op verschillende locaties. Dit kan op vrijwel iedere locatie in het land. Maar we organiseren regelmatig een halve of hele dag in één van de vestigingen van de Bierfabriek in Amsterdam, Delft of Almere. Dit combineren we met een korte rondleiding, een lekker (huisgebrouwen) biertje en een diner achteraf. Groepsgrootte vanaf 15 personen. Wat voor een betere locatie is er dan Bierfabriek voor de Beergame?

Hoe verder?

De game krijgt vaak een vervolg in de vorm van bijvoorbeeld onze training systeemdenken en organisatiedynamica of een systeemanalyse van een hardnekkig organisatorisch vraagstuk en verbeteracties die gericht zijn op het doorbreken van patronen. Andere organisaties gaan aan de slag met het verkorten van doorlooptijden of het vereenvoudigen van de interne coördinatie.

Doelgroepen

We spelen dit spel meestal met:

  • Managers en managementteams van een organisatie(onderdeel),
  • Management- en business consultants, organisatie- en informatieadviseurs,
  • Logistiek managers of
  • Strategen en beleidsontwikkelaars/organisatieontwikkelaars

Groepen bestaan uit tenminste 8 personen. Onze grootste groep tot nu toe bestond uit 150 deelnemers.

Toepassingen

Het Bierspel is ontwikkeld als hulpmiddel om de principes van systeemdenken en systeemdynamica uit te leggen. Al snel werd duidelijk dat het ook zeer geschikt is ter illustratie van de principes van logistiek management.

Inmiddels zijn wij erachter gekomen dat het spel nog veel meer mogelijkheden heeft. Enkele voorbeelden:

  • Management bewust te maken van de impact van beslissingen op korte en lange termijn en op de organisatie als geheel.
  • Organisaties te helpen volgende stappen te zetten in hun leerproces, bijv. op het gebied van mentale modellen of scenarioplanning.
  • Als warming-up in een conferentie om gewaagde oplossingen te bedenken voor hardnekkige problemen.
  • Bij de kick-off van een project om processen en interne cohesie te verbeteren.
  • Projectmanagers beter in staat te stellen hun omgeving en dus hun project te managen.
  • Bewustmaking van ICT-consultants voor de gevolgen van ICT-oplossingen voor verschillende facetten van organisatie en bedrijfsvoering.

Voor elke toepassing hebben wij de speelwijze speciaal aangepast.

Resultaat

De toegevoegde waarde van dit spel bestaat hoofdzakelijk uit gezamenlijk verworven inzicht in de verborgen dynamische processen in organisaties. Enkele reacties van deelnemers:

  • “Hoe heeft dit kunnen gebeuren?”
  • “Goede communicatie is essentieel”
  • “Laten we eens ophouden ons eigen straatje schoon te vegen”
  • “Dan kunnen we maar beter snel door de zure appel heen bijten”
  • “Dat zo’n eenvoudig proces al zo gemakkelijk uit de hand kan lopen!”
  • “Onze goed bedoelde oplossing maakte het probleem alleen maar groter”
  • “Wij zouden in onze organisatie een aantal zaken effectiever kunnen aanpakken”

De inzichten zijn toepasbaar op vele gebieden, binnen de organisatie, in de interactie tussen organisatie en omgeving en in de buitenwereld.