Om de kwaliteitscultuur, samenwerking en autonomie binnen de onderwijsteams van het gefuseerde VISTA College een flinke ‘boost’ te geven, koos deze onderwijsinstelling ervoor om Teamportretten te laten opstellen onder begeleiding van UPD. Inmiddels hebben 42 teams de eerste teamportretten gemaakt en maakt het college de balans op.
Minder bureaucratie en meer flexibiliteit, zo luidde een van de belangrijkste doelstellingen van de fusie tussen het Arcus College en ROC Leeuwenborgh in 2018. De manier waarop het personeel moest gaan werken binnen het nieuwe VISTA college, waar in totaal zo’n 1600 mensen werken, was daarmee bepaald: ‘wendbaar en innovatief’. “De collega’s werken nu samen binnen teams en clusters, waarbij het cluster geen formele hiërarchische functie heeft, maar wel de samenwerking bevordert”, zegt Jeanette Oostijen, lid van het College van Bestuur (CvB).
‘Teams in the lead’
“Binnen het team wordt gezamenlijk bepaald hoe een meerjarig strategisch teamplan vorm en inhoud krijgt, en dit wordt uitgewerkt in een doorlopend actieplan. Het team is ‘in the lead’, de manager is verantwoordelijk voor het tijdig en correct opleveren van de gemaakte plannen en afspraken. De manager faciliteert, ondersteunt en geeft de teams professionele ruimte om taken uit te voeren, zich te ontwikkelen en te leren. De professional zit kortom aan het stuur. De volwassenheid van de teams is dan ook een belangrijk punt. Vandaar dat we deze samenwerking met UPD zijn aangegaan.”
Van MBObeter naar Teams in the lead
In 2019 heeft Team Haarverzorging van het Vista college al de eerste stappen gemaakt richting zelfregulatie en zelfsturing binnen het team. Zij werkten in het verleden met de MBObeter-methodiek wat hen veel heeft gebracht in termen van inzicht in het verbeterpotentieel en het formuleren van actiegerichte interventies. Om de teamleden te helpen bij zelfregulatie en zelfsturing is in 2019 gestart met een aanpak die gericht was op de individuele ontwikkeling van teamleden.
Lees hier het verhaal van Team HaarverzorgingTeamportretten
Omdat samenwerken en autonomie in deze relatief nieuwe organisatie zo belangrijk zijn, besloot het VISTA college zogenaamde teamportretten op te stellen. Oostijen: “Daarbij krijgen teams zicht op hoe ze er op dat moment voor stonden op het gebied van het stellen van doelen, leiderschap, de visie op onderwijs, de geboekte resultaten enzovoorts. Maar ook wordt duidelijk hoe de teamleden met elkaar samenwerken. Ik geloof er namelijk heilig in dat een team pas echt effectief is als de teamleden onderling optimaal kunnen samenwerken. Van een team van professionals naar een professioneel team. Zo’n teamportret biedt daarin veel inzicht.”
Goed beeld
Alle teamportretten samen bieden het CvB bovendien een waardevol overzicht van de stand van zaken als geheel. Oostijen legt uit: “We kregen en krijgen daardoor een goed beeld van waar welke onderwijsteams precies mee bezig zijn. Dat is enorm waardevol omdat we zodoende ook bepaalde teams samen kunnen brengen waarvan wij weten dat ze met dezelfde onderwerpen bezig zijn. Die kunnen dan krachten bundelen en van elkaar leren. Dat past bij een lerende organisatie.”
42 teams
In 2019 gingen de eerste teamportretten van start. Na de zomer van 2021 werd dit traject afgerond. “In totaal hebben we 42 teams portretten gemaakt. Sommige teams zijn klein, zo’n acht medewerkers, andere teams zijn veel groter; tot wel vijftig medewerkers”, zegt Patrick Smits, programmamanager bij Vista. “Hoe dan ook hebben we ervoor gezorgd dat er nooit meer dan vijftien mensen aan één sessie deelnamen. De teamleden varieerden overigens in functie: van managers en docenten tot instructeurs. Alles door elkaar. Het idee is om per team elke drie jaar een teamportret te laten maken. Tussentijds voeren we dan iets minder uitgebreide metingen uit.”
Waar het aanvankelijk alleen de onderwijsteams waren die een teamportret moesten opstellen, kwamen daar later ook de ondersteunende teams bij. Oostijen: “We realiseerden ons al snel dat alle teams, daar waar mensen samenwerken, baat hebben bij zo’n portret. Vandaar dat we uiteindelijk besloten om door alle teams zo’n portret te laten opstellen.”
We realiseerden ons al snel dat alle teams, daar waar mensen samenwerken, baat hebben bij zo’n portret. Vandaar dat we uiteindelijk besloten om door alle teams zo’n portret te laten opstellen.
Inzicht
Een volledig portret neemt zo’n twee maanden in beslag. Smits: “Het resultaat is een rapport met daarin bevindingen waar de teamleden overeenstemming over hebben. Ook staan er aanbevelingen in en een eindevaluatie van zowel de leidinggevende, een P&O-consulent, een medewerker van de VISTA-academie en een UPD-consultant.”
Het doel van het teamportret is dat teams inzicht krijgen in waar ze staan in hun ontwikkeling. Smits legt uit: “Zo’n portret ondersteunt het team bij het ontwikkelen van de plannen. Het maakt namelijk duidelijk waar het team heen wil en welke concrete acties nodig zijn om daar te komen. Tegelijkertijd geeft het ook de organisatie inzicht in waar de verschillende teams mee bezig zijn, hoe ver ze zijn met hun plannen en waar ze tegenaan lopen.”
Over het teamportret
Bij UPD geloven we dat alle teams binnen het onderwijs prima in staat zijn om zelf regie te voeren over de eigen kwaliteitszorg en de aanwezige kwaliteitscultuur. Daarom hebben wij een methode ontwikkeld om teams deze regie ook daadwerkelijk te geven.
Door middel van het Teamportret krijgt het team allereerst inzicht in het vertrekpunt. Waar staan ze vandaag de dag als het gaat om de inrichting van een kwaliteitszorgsysteem en de aanwezigheid van een kwaliteitscultuur? Nadat ze dit inzicht hebben verkregen, zorgen we dat ze met doelgerichte interventies de nodige tools en middelen krijgen om zélf te verbeteren. Met als gevolg dat de teams effectiever en proactiever tot verbeteringen komen.
Lees hier alles over het teamportretTeamrolmodel van Belbin
Ben van Empelen is opleidingsmanager ICT bij het VISTA College en heeft voor zijn team van ruim dertig medewerkers ook een teamportret laten maken. Van Empelen: “We hebben de groep met opzet niet geselecteerd op functie maar hebben gekozen voor een mix aan medewerkers. Dit levert een eerlijker input op.’ Ook de professionele ontwikkeling, zoals onderlinge samenwerking en het geven van feedback komt aan de orde bij het teamportret. Van Empelen: ‘Uit het portret bleek onder andere dat de teamsamenwerking beter kon. De teamleden wilden meer inzicht hebben in elkaars talenten en zwaktes en wilden beter gebruikmaken van de diversiteit in het team om het samenwerken leuker en efficiënter te maken én te komen tot betere besluitvorming. Daarom besloten we het teamrolmodel van Belbin in te zetten.”
Goeie mix
Van Empelen nam zelf het voortouw. “Ik stelde mezelf kwetsbaar op. ‘Wat is m´n kracht? Wat m’n zwakte? En waar wil ik aan werken?’ Daarna waren de teamleden aan de beurt en werd duidelijk hoe de teamsamenstellingen waren.”
Er bleek een redelijke mix aan teamrollen aanwezig te zijn. Van Empelen: “Een team stel je meestal toch een beetje op gevoel samen. We hadden dat redelijk goed gedaan, zo bleek. Zo bleek dat we geen ‘plant’ in ons team hebben, maar dat klopt ook. Die hebben we momenteel ook niet nodig. Mochten we straks bijvoorbeeld aanvullende innovatiekracht nodig hebben, dan kunnen we daar gericht op sturen.”
CvB langs de meetlat
Ook het CvB ging langs de meetlat van het teamportret. Oostijen: “We vonden dat we zelf ook een portret moesten laten opstellen. Omdat we maar met z’n drieën zijn en dit een te klein aantal is, hebben we dit samen met collega’s van de stafteams gedaan. ”Het was een mooi en leerzaam proces omdat we van verschillende kanten konden vernemen hoe we naar elkaar en naar elkaars functioneren kijken. Hierdoor werd bijvoorbeeld duidelijk dat sommige stafteams strategisch een andere rol innamen dan andere.”
Aanknopingspunten
De teamportretten hebben ook volgens het CvB veel opgeleverd. Niet voor niets besluit het VISTA College om de teamportretten te herhalen. Oostijen: “We weten nu veel beter waar de teams staan en wat er nodig is om de kwaliteit verder te verbeteren. Ook in combinatie met ontwikkelassessments van opleidingsmanagers en onderwijskundig leiders is het mogelijk om aanknopingspunten voor verdere teamontwikkeling te halen. Mooi is ook dat teams inmiddels zelf inzicht hebben gekregen in hun functioneren en ook zelf aan de slag gaan om de eigen kwaliteit en volwassenheid te vergroten. Zo wordt er bijvoorbeeld aan teamcoaching gedaan op onderdelen waarop teams laag scoorden. Maar ook werken we nu veel meer met een jaarkalender en hebben we onze PDCA-cyclus veel strakker getrokken. Het is nu veel duidelijker wie waar verantwoordelijk voor is.”
Strakker sturen
Strakker sturen was een van de lessen voor het CvB die onder meer uit de teamportretten naar voren kwam. Oostijen: “Het is belangrijk dat teams inzicht hebben in wat er van hen wordt verwacht en wanneer, met heldere kpi’s en SMART-formuleringen. Ook hebben we teams die het moeilijk hadden in contact gebracht met teams die al verder zijn in hun ontwikkeling en er is een intervisieprogramma opgezet. We hebben een kwaliteitsmonitor in het leven geroepen om de PDCA-cycli voor de teams nog meer zichtbaar te maken.’
Kwaliteitsimpuls
De kwaliteit van de teams heeft door dit alles een enorme impuls gekregen. Oostijen: “Er wordt nu echt beter samengewerkt, de kennis wordt beter gedeeld, en men is zich bewuster van waarom een teamsamenstelling wel of niet goed werkt. Dit alles komt ten goede aan de kwaliteit, het werkplezier en natuurlijk het onderwijs dat wij bieden. Want dat is uiteindelijk waarom we het allemaal doen.”
Meer informatie?
Neem contact op met Joris van de Lindeloof voor meer informatie over onze samenwerking met het VISTA college of de behaalde resultaten van het teamportret. Hij is bereikbaar via:
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: joris@upd.nl