Inefficiënte en onbetrouwbare processen zijn binnen een organisatie een soort van sluipmoordenaar. Ze zijn niet heel zichtbaar, maar ondertussen wordt de groei belemmerd, staat de winstgevendheid onder druk en is de organisatie niet in staat om wendbaar en flexibel te zijn. Daarbij verhoogt het de stress van de medewerkers; niemand vindt het namelijk leuk om steeds brandjes te moeten blussen.
Bij processen wordt vaak direct gedacht aan een productieproces met een lopende band. Maar het gaat verder dan dat. Een proces is een serie van activiteiten – uitgevoerd door mensen of machines – waarbij verschillende middelen, informatie en communicatie nodig is. Met deze definitie in het achterhoofd, wordt al snel duidelijk dat er binnen iedere organisatie ontzettend veel processen zijn.
Procesoptimalisatie in verschillende vormen
Afhankelijk van de wensen en doelen van de organisatie kan procesoptimalisatie plaatsvinden in verschillende vormen:
Verhogen van de betrouwbaarheid
Deze vorm komt veel voor in productieprocessen. Voor productieprocessen is het essentieel dat ze foutloos en continu zijn. Fouten leiden namelijk tot rework en extra kosten. Onderbreking van het proces zorgt voor problemen met de leverbetrouwbaarheid van de organisatie. Voor het verhogen van de betrouwbaarheid worden deze processen vaak geoptimaliseerd aan de hand van Lean Six Sigma.
Verminderen van verspilling
Verspilling binnen een proces zijn alle handelingen en acties waar een klant niet voor wil betalen en wat geen waarde toevoegt voor de klant. Voor het verminderen van verspilling in processen worden vaak elementen uit Lean management toegepast.
Verhogen van de efficiëntie
Inefficiënte processen zijn kostbaar en zetten de winstgevendheid van de organisatie onder druk. Inefficiëntie komt zowel in productieprocessen als in alle andere processen voor. Een veelvoorkomende aanpak voor inefficiëntie binnen processen is automatisering, bijvoorbeeld met behulp van RPA. Al is het hierbij wel essentieel om te zorgen dat het proces waardetoevoegend en effectief is vóórdat het geautomatiseerd wordt om te voorkomen dat er een slecht proces onzichtbaar gemaakt wordt.
Resultaten van procesoptimalisatie
De resultaten van procesoptimalisatie spreken redelijk voor zich. De kosten en doorlooptijd gaan omlaag en de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid gaat omhoog. Maar en zijn meer voordelen die minstens net zo aansprekend zijn. We zien in de praktijk dat het optimaliseren van processen ook zorgt voor een hogere medewerkertevredenheid. Medewerkers hoeven zich namelijk niet continu meer druk te maken over slecht-lopende processen, hoeven geen brandjes meer te blussen en kunnen zich bezig houden met zaken waar ze echt goed in zijn.
Aan de slag met procesoptimalisatie
Het mooie van procesoptimalisatie is dat het altijd en overal kan, op iedere schaal. Iedereen die onderdeel is van een proces kan werken aan de optimalisatie er van. Bijvoorbeeld met behulp van opleidingen op het gebied van Lean Six Sigma of Lean. Wanneer de processen op grotere schaal of met meer urgentie geoptimaliseerd moeten worden, helpen onze consultants daar graag bij.
Het optimaliseren van processen kan een eenmalige actie zijn, wat vooral speelt in het geval van urgente uitdagingen als winstgevendheid of leverbetrouwbaarheid. In dit geval helpen we organisaties bij directe prestatieverbetering. Wij geloven echter dat wanneer we het lerend vermogen van de organisatie ontsluiten en benutten, de organisatie zelfstanding continu kan blijven verbeteren. Afhankelijk van de huidige situatie van de organisatie passen we elementen uit prestatieverbetering en continu verbeteren toe.
Zelfstandig aan de slag met procesoptimalisatie binnen de organisatie? Met behulp van onze opleidingen krijg je de nodige kennis en vaardigheden en om in de praktijk te werken aan het optimaliseren van processen.
- Verhoog de betrouwbaarheid van de processen en verminder de fouten in het proces met Lean Six Sigma-opleidingen
- Elimineer verspilling en maak processen meer waarde toevoegend voor de klant met Lean opleidingen