Procesverbetering voor betere prestaties en resultaten

Hoge operationele kosten? Voortdurende kwaliteitsuitdagingen? Of ben je op zoek naar een manier om meer klantwaarde te creëren en een solide basis voor groei te realiseren? Procesverbetering geeft de nodige operationele stabiliteit en flexibiliteit én zorgt direct voor betere prestaties en resultaten.

Procesverbetering is de actie die voortvloeit uit procesoptimalisatie, procesmanagement en/of kwaliteitsmanagement. Over het algemeen wordt het gedefinieerd als een gerichte actie, met een duidelijk begin- en eindpunt, waarbij concrete prestatieverbetering beoogd wordt.

Verbeterde resultaten met behulp van procesverbetering

De aanleiding voor organisaties om procesverbetering in te zetten kan verschillen, van het besparen van kosten tot het verbeteren van de kwaliteit. Het stelt organisaties in staat om:

• Operationele kosten te verlagen: Door inefficiënties te elimineren, kunnen organisaties verspilling verminderen en zo kosten besparen.
• Klanttevredenheid te verhogen: Snellere en kwalitatief hoogwaardige service leidt tot een betere klantbeleving en hogere klanttevredenheid.
• Flexibiliteit te verbeteren: Door processen te optimaliseren, kunnen organisaties sneller reageren op veranderingen in de markt of klantbehoeften.
• Risico’s te verminderen: Geoptimaliseerde processen verminderen de kans op fouten en de daarmee samenhangende risico’s.

Aanpak en methoden voor procesverbetering

Zoals we hierboven al beschreven is procesverbetering vaak een vastomlijnd project met een duidelijk begin- en eindpunt. Hierdoor wordt het vaak via een projectmatige aanpak gehanteerd waarbij een verbetering langs – in ieder geval – de volgende stappen uitgevoerd wordt:

1. Analyse: Analyseer het huidige proces en identificeer mogelijke verbeteringen.
2. Doelen: Definieer wat je wilt bereiken met procesverbetering, zoals kostenreductie, kwaliteitsverbetering of verhoogde productiviteit.
3. Betrek de medewerkers: De inzichten en ervaringen van werknemers zijn cruciaal voor het identificeren van verbeteringsmogelijkheden en het implementeren van veranderingen.
4. Implementatie: Voer verbeteringen gefaseerd in om de impact te monitoren en indien nodig bij te sturen.
5. Evaluatie: Gebruik prestatie-indicatoren om de effectiviteit van veranderingen te meten en blijf zoeken naar verbeteringsmogelijkheden.

Deze stappen geven al een basisstructuur maar worden veelal ingezet binnen bewezen effectieve methodes en filosofieën. De meest bekende en gebruikte zijn:

• Lean: Richt zich op het elimineren van verspilling binnen processen om efficiëntie en waarde voor de klant te maximaliseren.
• Lean Six Sigma: Gebruikt statistische methoden om procesvariatie te verminderen en de kwaliteit van de output te verbeteren.
• Kaizen: Een Japanse filosofie die continue, incrementele verbetering benadrukt, waarbij alle werknemers betrokken zijn.
• Agile: Biedt een flexibel raamwerk dat snel kan aanpassen aan veranderende behoeften en prioriteiten, vooral effectief in softwareontwikkeling en projectmanagement.

Procesverbetering als integraal onderdeel van continu verbeteren

Procesverbetering vormt het hart van de filosofie van continu verbeteren, een benadering die gericht is op het systematisch en onophoudelijk optimaliseren van bedrijfsactiviteiten. In deze context wordt procesverbetering niet gezien als een eenmalig project, maar als een doorlopende inspanning die verweven is met de dagelijkse bedrijfsvoering (procesmanagement). Het erkent de realiteit dat de bedrijfsomgeving voortdurend verandert en dat wat vandaag efficiënt is, morgen wellicht verbetering behoeft.

Door procesverbetering als een integraal onderdeel van continu verbeteren te beschouwen, omarmen organisaties een cultuur waarin elke medewerker wordt aangemoedigd om kritisch te kijken naar hoe werk wordt verricht. Het gaat om het stellen van vragen als: “Kan dit sneller?”, “Kunnen we de kwaliteit verhogen zonder extra kosten?”, en “Hoe kunnen we meer waarde leveren aan onze klanten?”. Dit leidt tot een omgeving waarin medewerkers zich empowered voelen om initiatieven voor verandering voor te stellen en waarin innovatie floreert.

Deze benadering vereist ook dat leiderschap teams ondersteunt door middel van training, middelen, en een open houding ten opzichte van verandering. Het succes van procesverbetering binnen het kader van continu verbeteren hangt af van de bereidheid om te leren van fouten, het vieren van successen, en het altijd zoeken naar manieren om ‘goed’ om te zetten in ‘uitstekend’. Door procesverbetering te integreren in de kern van organisatorische activiteiten, zetten bedrijven een stap vooruit naar operationele uitmuntendheid, waarbij ze niet alleen reageren op de huidige uitdagingen maar zich ook proactief voorbereiden op de toekomst.