Wat is RPA?

RPA staat voor Robotic Process Automation en heel simpel gezegd is dat het automatiseren van repetitieve handelingen. Het is in feite een softwareoplossing en er komt niet echt een robot aan te pas.

Heb je bijvoorbeeld weleens over de schouder van een collega meegekeken en je verbaasd over de hoeveelheid handelingen die hij of zij moest doen? Continu schakelen tussen ERP & CRM systemen, verschillende databases én Excellijsten? En hoe hij of zij elke keer opnieuw dezelfde bewerkingen uitvoert in deze systemen? Dat zijn nou exact de handelingen die je met RPA kunt automatiseren.

Foutloos, efficiënt en continu

De robots waar we het over hebben in het kader van RPA zijn computerbots die handelingen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren van data vanuit een Excelsheet naar het CRM, het omzetten van een email naar een order of het beoordelen van binnenkomende aanvragen bij een gemeente. Zolang de handeling en de logica erachter uit te drukken is in een logische regel, kan een computer het uit voeren. Voordelen van deze computerbots zijn:

• Snelheid: Doorlooptijden worden verkort doordat robots heel snel werken. Daarnaast zijn zij 24 uur per dag en alle dagen van de week beschikbaar.
• Kwaliteit: Doordat een robot consistent is wordt de kwaliteit voorspelbaar. De logica en ‘business rules’ bepalen wat hij doet. Fouten worden daardoor niet gemaakt. Tenzij er in de praktijk iets verandert. Of in een van de systemen die de robot gebruikt. Daarom is het goed periodiek te bekijken of de robot aangepast moet worden.
• Flexibiliteit: Hoge volumes tijdens piekperiodes kunnen robots verwerken. Het meebewegen met de drukte in de markt wordt daardoor beter haalbaar.
• Schaalbaar: Robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd.
• Focus op de klant: Medewerkers krijgen door RPA tijd en ruimte voor die taken die echte waarde opleveren. Begrijpen van de behoefte en emotie van de klant. Ruimte hebben om daar flexibel op in te spelen. Interne medewerkers krijgen tijd voor betere analyses, inspelen op afwijkingen en ontwikkelen van betere manieren van werken.