UPD Overheid - Verslag van de ronde tafel voor gemeenten

Verslag Ronde tafel voor gemeenten

26 april 2022 | Muntgebouw Utrecht

Naar aanleiding van onze publicatie in het magazine van de VNG organiseerden we op 26 april 2022 een ronde tafel voor gemeenten. Deelnemers van meer dan 10 verschillende gemeenten vonden hun weg naar deze prachtige locatie om met elkaar te spreken over patronen die de hoge werkdruk in stand houden en hoe je deze kan doorbreken.

Ronde tafel voor gemeenten

In het artikel voor het VNG magazine spraken we over de (te) hoge werkdruk binnen gemeenten. We lieten zien hoe de eigen aannames en kaders ervoor zorgen dat gemeenten deze situatie – voor een deel – zelf in stand houden. De hele publicatie kan hier gelezen worden.

Kader, Actie, Resultaat

Na een welkomstlunch begon de ronde tafel met een korte uiteenzetting van patronen die we zien binnen gemeenten. Daarbij kregen de deelnemers een uitleg van de Reflecteren in Actie methodiek (Argyris en Schon 1974) waarbij single en double loop leren aan de orde kwam. Onderstaand figuur toont dat je overtuigingen en aannames je acties sturen, dit noemen we ook wel kaders. Je acties komen voort uit die kaders en als je acties niet tot het gewenste resultaat leiden dan ben je al snel geneigd om een soortgelijke actie te herhalen, we noemen dat de Single Loop.

Single & Double Loop leren

Als organisaties hun problemen proberen op te lossen met steeds een zelfde handelingspatroon wat vanuit dezelfde kaders afkomstig is, door bijvoorbeeld nog meer externe inhuur te organiseren waardoor er nog meer begeleiding nodig is en de werkdruk alleen maar stijgt, dan is er sprake van een Single Loop. En daardoor wordt het onderliggende probleem niet opgelost.

Bij hardnekkige problemen kan Double Loop leren een oplossing zijn. Je gaat dan kijken naar wat je eigen logica is en wat je overtuigingen en aannames zijn door met een niet defensieve en open blik te bekijken wat de oorzaken zijn van de patronen die we met elkaar in stand houden.

Chris Argyris

Chris Argyris is één van de grondleggers van de methodiek van de lerende organisatie. Deze methodiek gaat over hoe mensen van elkaar leren en wat hen tegenhoudt om dat juist niet te doen. En hoe we ervoor kunnen zorgen dat we niet steeds dezelfde patronen herhalen. In de methode worden op een gestructureerde manier de ‘defensieve routines’ onderzocht die mensen in stand houden zonder dat ze zich daarvan bewust zijn. Het doorbreken van deze routine vraagt dat iemand de situatie met andere ogen leert bekijken (herkaderen) door op zoek te gaan naar informatie die zijn eigen beeld tegenspreekt.

Bij UPD maken we regelmatig gebruik van de theorie van Chris Argyris. Bijvoorbeeld tijdens de opleiding Reflecteren in Actie of bij de inzet van het regiemodel.

Aan de slag

Hierna gingen de deelnemers – in groepen – met elkaar aan de slag om inzichtelijk te krijgen welke logica het hardnekkige probleem “werkdruk” bij hun gemeenten in stand houdt. Hierdoor ontstonden direct inzichten in bestaande patronen binnen de eigen organisatie en zag men de logische verbindingen tussen bestaande kaders, acties en uiteindelijke resultaten.

Het herkennen van de patronen en de onderliggende aannames is nog maar de eerste stap in het doorbreken van de patronen. De deelnemers werden uitgedaagd om actie-experimenten te benoemen vanuit een ander oogpunt en met andere aannames. Dat noemen we herkaderen. De acties die voortvloeien vanuit deze nieuwe kaders dienen als experiment om te onderzoeken of de nieuwe acties leiden tot andere resultaten.

Conclusies

Aan het einde van de middag – voor de afsluitende borrel – werden de bevindingen van de verschillende groepen met elkaar gedeeld en gevangen in gezamenlijke conclusies, die hieronder te vinden zijn.

Welke kaders houden de werkdruk in stand?

  • Alles is even belangrijk en dient ook direct te worden uitgevoerd, er wordt geen onderscheid gemaakt.
  • We sturen liever niet op het feit of werkzaamheden ook een directe bijdrage leveren aan onze doelstellingen, professionals weten immers prima zelf keuzes te maken.
  • Autonomie en zelfstandigheid staan bij ons hoog in het vaandel, het is niet nodig en niet gepast om er “bovenop” te zitten.
  • Ik laat betrokkenheid zien door me ook druk te maken over zaken waar ik geen invloed op heb.
  • Wat burgers en wethouders willen staat bij ons centraal en moet direct aandacht krijgen want daar werken we immers voor. Er vindt te weinig toetsing plaats op realiteit.

Actie-experimenten

Door prioriteiten aan te brengen en te vinden dat niet alles even belangrijk is, neemt de druk op het werk af. Dat kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door: 

  • Concreet te maken wat je gaat doen (door bijvoorbeeld een jaarplan) zodat je sterkere argumenten hebt om ‘nee’ te zeggen. Al dan niet met een alternatief.
  • Een vertaalslag te maken van het jaarplan van de organisatie naar het niveau van het team en de individuen in het team.
  • Bij ad-hoc werkzaamheden te onderzoeken of de werkzaamheden bijdragen aan de doelstellingen en wat er zou gebeuren als deze werkzaamheden niet uitgevoerd worden.
  • Leidinggevenden en de directie in stelling te brengen zodat ze gaan begeleiden en sturen op de gemaakte afspraken.
  • Te zorgen dat je als individu bezig bent met zaken waar je zelf direct en indirect invloed op hebt.
  • De organisatie te helpen bij het toetsen van de ambities aan de realiteit.
  • Niet te schrikken van weerstand en te onderzoeken waar de weerstand vandaan komt.
  • De tijd te nemen voor een gedegen analyse van problematiek (vanuit de keten) en het niet direct te willen oplossen met aannames.

Meer informatie?

Wij kijken terug op een geslaagde ronde tafel en danken alle aanwezigen voor hun bijdrage. Wil je meer weten over de ronde tafel, onze dienstverlening voor gemeenten of de KAR-methodiek? Neem dan contact met ons op via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.