Leren, Experimenteren en Verbeteren

LEV staat voor Leren, Experimenteren en Verbeteren en is het vertrekpunt voor verbetering binnen de Gemeente Leiden. Ter versterking van dit initiatief heeft de gemeente aan UPD gevraagd om een bijdrage te leveren aan LEV. We begeleiden hiervoor verbetertrajecten en ondersteunen bij het opzetten van het plan van aanpak om organisatiebreed aan de slag te gaan met continu verbeteren en vernieuwen.

LEV binnen de Gemeente Leiden

Gemeente Leiden streeft er naar om een lerende organisatie te zijn, waarbij de wens is om het werk steeds beter te doen. Onder de noemer ‘continu verbeteren’ is de gemeente hier actief mee aan de slag gegaan. Eén van de initiatieven hiervoor is de oprichting van LEV. LEV-vragen richten zich voornamelijk op procesoptimalisatie en organisatie- / teamontwikkeling.

Ter versterking van LEV was de gemeente Leiden op zoek naar een collega die:

• Continu verbeteren in zijn DNA heeft;
• Zijn of haar energie inzet als trekker bij verbetervraagstukken;
• Samenwerkt aan het vergroten van de verbetercapaciteit en
• Plannen maakt om continu verbeteren te implementeren en te borgen in Leiden.

Onderstaande referentie is in samenwerking met de Gemeente Leiden tot stand gekomen. Zij hebben de input geleverd om deze referentie op te stellen en de inhoud is door hen gevalideerd.

Trainer, coach & consultant in één

Sinds 2019 is Tjeerd van Dijk vanuit UPD aangesloten bij het LEV team en hij heeft in de afgelopen jaren ruime ervaring opgedaan in het ondersteunen van interne verbeterinitiatieven. Om de nodige versterking aan LEV te bieden, was een combinatie van training, coaching en consulting van doorslaggevend belang. Tjeerd schakelt moeiteloos tussen de verschillende rollen. Daarbij heeft hij de nodige kennis van gemeentelijke organisaties en processen.

Verbindend en prikkelend

Het succes van interne programma’s als LEV ligt bij de actieve verbinding die gecreëerd wordt met de andere afdelingen. Tjeerd heeft deze verbinding binnen de gemeente actief opgezocht en bewerkstelligd, waardoor de verschillende lagen van de organisatie met elkaar verbonden raken. De mate van verbinding die Tjeerd creëert blijkt wel uit het feit dat veel medewerkers binnen de gemeente niet eens weten dat hij ‘extern’ is.

Door zijn doortastende en pragmatische houding weet hij mensen en teams te prikkelen en zo de nodige beweging binnen de gemeente te creëren. Tjeerd weet complexe zaken als procesdenken op een laagdrempelige manier over te brengen, waardoor verbeteringen binnen de gemeente geïnitieerd kunnen worden.

Combinatie van hard & zacht

Een lerende organisatie is meer dan een organisatie die continu processen verbetert. Om een lerende organisatie te worden is het gedrag van mensen net zo belangrijk als het verbeteren van processen. Deze bewustwording heeft Tjeerd niet alleen actief gecreëerd, maar hij stuurt hier tijdens de begeleiding en advisering actief op.

In de procesverbeteringen wordt aandacht besteed aan de gedragskant van de verbeteringen. Niet alleen bezig zijn met de processen, maar ook het creëren van eigenaarschap en het benutten van de opgedane vaardigheden. Dit geeft medewerkers meer inzicht en handvatten om zelf bezig te blijven met het verbeteren van hun werk.

De nabije toekomst

Het plan en de randvoorwaarden voor de doorontwikkeling van LEV naar werkprocesmanagement binnen de gehele gemeente zijn geaccordeerd door de directie. Samen met het verbeterteam gaat Tjeerd aan de slag om werkprocesmanagement een structurele plek te geven binnen de gemeente.

Het verbeteren van processen begint met het verwijderen van de verspillingen. Sommige verspillingen kunnen worden weggenomen door het proces te veranderen. Maar sommige verspillingen kunnen niet zomaar gereduceerd worden door een procesaanpassing. Wel kunnen processen efficiënter worden gemaakt door ze te automatiseren. De eerste stappen om Robotic Process Automation (RPA) toe te passen zijn hiervoor gezet.

Persoonlijke ervaringen

“Tjeerd is fijne toevoeging aan de Gemeente Leiden. Hij is makkelijk in de omgang en we kunnen alles tegen elkaar zeggen. Hij kent de organisatie goed en is goed aangesloten binnen de organisatie. Inhoudelijk heeft hij verstand van zaken en is hij in staat om deze kennis toepasbaar te maken voor iedereen binnen de organisatie.” – Caroline

“Tjeerd is echt onderdeel van het LEV team geworden, ondanks dat hij extern wordt ingehuurd. Hij is altijd goed voorbereid en enorm leergierig. Zijn aanpak om dingen op te lossen door echt te snappen waar het over gaat wordt erg gewaardeerd. Net als zijn continue verbreding van de scope, waardoor verbeteringen blijvend en integraal worden aangepakt.” – Richard