5S is onmisbaar binnen een continu verbeterende organisatie. Alle elementen van continu verbeteren zitten verweven in de methodiek en 5S is onderdeel van het Lean huis. Door iedere dag te sturen op 5S werkt een organisatie aan het in de praktijk brengen van continu verbeteren. Met behulp van Robotic Process Automation (RPA) maken we het 5S werkproces slimmer en effectiever.
Dit artikel gaat over het toepassen van RPA-middelen om zodoende de toepassing van 5S slimmer, efficiënter en effectiever te maken. We behandelen niet de theorie van 5S. Meer over de theorie van 5S lees je hier.
Checklist als basis
Organisaties die 5S toepassen zullen ze vast kennen; de 5S-checklists. Het is de basis van de methodiek waarbij de situatie binnen de organisatie in kaart gebracht wordt. De ingevulde checklist – al dan niet aangevuld met foto’s, wachttijden etc. – is het centrale punt van verbetering. De situatie wordt gedeeld met verschillende mensen en de mogelijke verbeteringen worden besproken. Door de checklist keer op keer in te vullen krijgt een organisatie een steeds completer beeld en wordt het effect van de verbeteringen inzichtelijk.
De checklists zijn er in verschillende soorten en maten. Ieder team, of iedere organisatie heeft een eigen vorm van de checklist die voorziet in de specifieke behoefte. Soms is het enkel een tekstbestand, andere keren is het een fleurig geheel met foto’s, grafieken en tabellen. De overeenkomst tussen bijna alle checklists is dat ze handmatig gevuld en geanalyseerd worden. En juist op dat gebied kan RPA ondersteuning bieden om dit slimmer, efficiënter en effectiever te doen.
RPA met toegankelijke tools
Wanneer we RPA terugbrengen tot de essentie is het in één zin te vatten: “RPA is het – met behulp van computerrobots – automatiseren van handelingen die eigenlijk al nooit handmatig gedaan hadden moeten worden”. Mensen binnen organisaties zijn vaak onnodig veel tijd kwijt met het uitvoeren van repetitieve handelingen waar geen inzicht of creativiteit bij komt kijken. De handelingen zijn altijd hetzelfde en leiden tot hetzelfde resultaat. Met behulp van RPA worden deze handelingen uitgevoerd door een computerrobot. Een robot doet het werk sneller en foutloos. En de mensen kunnen de tijd die vrijkomt inzetten op belangrijkere taken die direct waarde toevoegen voor de klant.
RPA wordt vaak onder de noemer van digitalisering geclassificeerd als duur, grootschalig en moeilijk. Maar dat hoeft helemaal niet. Vrijwel iedereen heeft toegang tot tools die gebruikt kunnen worden om het RPA-gedachtegoed te gebruiken. Bekijk bijvoorbeeld de businesscase van deze zorginstelling maar eens:
Efficiencyverbetering met behulp van RPA-Light5S checklist met behulp van RPA
Bij UPD hebben we een 5S checklist ontwikkeld waar we gebruikmaken van het RPA gedachtegoed. De checklist helpt om op een eenvoudige manier de nodige informatie te verzamelen. Hierna wordt met behulp van RPA een analyse uitgevoerd op de antwoorden. Vervolgens krijgt de respondent per email de uitslag in een PDF. Op basis van de ingevoerde data in de checklist vindt de respondent in de PDF adviezen waarmee direct verbeteringen doorgevoerd kunnen worden.
Deze vorm van de 5S checklist is voor iedereen te bekijken en gratis te gebruiken. Via onderstaande button kom je direct uit bij de 5S checklist.
De 5S checklist toepassen binnen een organisatie
In de bovenstaande versie van de 5S checklist krijgt iedere respondent vanuit zijn of haar perspectief een uitslag. Wanneer we deze checklist toepassen binnen organisaties wordt de ingevulde informatie verzameld in een centrale database. In deze database wordt alle informatie samengevoegd en verwerkt tot een gemeenschappelijk beeld.
De eerste beoordeling aan de hand van de 5S checklist doen we samen met de medewerkers op de werkvloer. We doen samen met hen een ronde over de werkvloer, ook wel Gemba Walk genoemd. Zo helpen we ze bij het duiden van de verschillende situaties en het geven van waardevolle beoordelingen in de checklist.
Het gezamenlijke beeld wat gecreëerd wordt met behulp van de 5S checklist wordt aangevuld met foto’s, data en/of grafieken en gedeeld op het dag- of weekstartbord. Deze informatie dient als input voor verbeteringen die doorgevoerd worden door de medewerkers in het dagelijks werk. Door de informatie regelmatig te verversen ziet iedereen het resultaat en de progressie die ze samen maken. Zo draagt de 5S checklist bij aan het continu verbeteren binnen de organisatie.
Het gebruik van de 5S checklist leidt tot:
- Eenvoudige consolidatie van de input;
- Sneller en effectiever de benodigde input ophalen;
- Minder afstand tussen de collega’s en de verbeterteams;
- Een verlaging van de tijd die nodig is om de data te verwerken;
- Meer plezier bij collega’s omdat het ‘lijstje invullen’ opeens leuk wordt.
Meer weten over de 5S Checklist?
Neem dan contact op met Robert van der Meer of Erik Wijnveldt via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.