Efficiencyverbetering door automatisering

Robotic Process Automation (RPA) blijft snel terrein winnen. In toenemende mate zien organisaties de waarde van het inzetten van (computer)robots om repeterend werk te automatiseren. En dat dit helemaal geen grootschalig implementatietraject hoeft te zijn is te lezen in deze businesscase over een zorginstelling.

RPA wordt vaak onder de noemer van digitalisering geclassificeerd als duur, grootschalig en moeilijk. Maar in de puurste vorm is RPA niet veel meer dan het automatiseren van iets wat eigenlijk al nooit handmatig gedaan had moeten worden. Deze businesscase laat zien dat dit principe relatief eenvoudig toegepast kan worden met voor iedereen toegankelijke hulpmiddelen.

De situatie

Continu verbeteren is voor veel zorginstellingen een prioriteit, zo ook voor onze klant waar deze businesscase over gaat. Onder de naam ‘Samen voor de Patiënt’ trekt een groep verbeterprofessionals daar – namens het bestuur – het verbeterprogramma.

De groep verbeteraars houdt (half) jaarlijks een digitale inventarisatie om te bepalen op welk volwassenheidsniveau het continu verbeteren staat binnen verschillende domeinen en afdelingen. Dit doen ze door een grote groep medewerkers een vragenlijst in Microsoft Excel in te laten vullen. De antwoorden uit deze vragenlijst worden steekproefsgewijs geijkt met interviews.

Waar het initiatief ontzettend waardevol is, is de uitvoering ervan flink arbeidsintensief. Om tot een goed overzicht te komen moeten de verbeterprofessionals onder andere:

• Uitnodigingen uitsturen per email;
• Het invullen van de vragenlijsten opvolgen per email;
• De input verzamelen van de verschillende lijsten;
• Input kopiëren of overtypen naar één masterdatabase;
• De resultaten analyseren;
• De input en resultaten omzetten naar een standaard output voor het bestuur en directie.

De hoeveelheid werk dat dit met zich meebrengt is vrijwel ieder keer vergelijkbaar en men doen dit al een aantal keer via deze werkwijze. Het was dus eigenlijk niet zo gek dat er uit verschillende hoeken geluid kwam dat deze werkwijze om de Lean volwassenheid te meten, op zichzelf eigenlijk niet zo Lean is. Aan UPD de vraag of dat niet anders georganiseerd kan worden.

MVP werd de standaard

Een korte analyse van het doel van het proces en reden voor de huidige werkwijze gaven direct een herkenbaar beeld. Een beeld dat we overigens vaker zien; een Minimum Viable Product was de standaard geworden.

Een Minimum Viable Product (MVP) is een snelle, werkende testversie van een idee. Waar het volgens de theorie de bedoeling is om de MVP na een succesvolle test om te zetten naar een echt werkend product of proces, gebeurt dat in de praktijk niet altijd. De testversie wordt direct gebruikt als de standaard. En daar ondervinden mensen vroeg of laat last van. Een MVP is vaak namelijk niet bedoeld om snel of efficiënt te zijn.

Afstemmen Proof of Concept

De doelstellingen van het verbeteren van dit proces zijn duidelijk:

• Eliminatie van overtypwerk en alle gevolgen die dit met zich meebrengt (tijd, repeterend werk, fouten);
• Voorkomen van repeterende analyses en rapportages;
• Voorkomen van handmatige individuele terugkoppelingen naar deelnemers.

De doelstellingen kunnen zo uit het theorieboek over RPA komen. Maar voor een klein proces als dit is het bouwen van een computerrobot niet direct nodig. Er is namelijk al genoeg voorhanden, bijvoorbeeld binnen de Microsoft Suite waar de zorginstelling al mee werkt.

Voor dit proces is er een proof of concept ontwikkelt waarin:

• De vragenlijst in Excel is vervangen door Microsoft Forms;
• De vragenlijst voor meerdere deelnemers tegelijk beschikbaar is en gegevens direct centraal opgeslagen worden in een bronbestand;
• Het bronbestand is gekoppeld aan dashboard waarin de terugkoppeling wordt bijgehouden;
• Vanuit het bronbestand krijgt de individuele deelnemer een overzicht van zijn/haar input met bijpassend advies.

Om dit te realiseren is dus gebruik gemaakt van Forms en Power Automate binnen Office 365. Iedere organisatie die professionele licenties van Office 365 gebruikt, heeft hier kosteloos toegang toe.

Na goedkeuring van het proof of concept hebben we samen met de klant de werkbare versie in sprints opgebouwd. Het portaal kreeg letterlijk bij iedere sprint meer kleur. De analyses zijn verder uitgewerkt en ook de features voor de ‘invuller’ zijn verder vormgegeven. Bij de laatste sprint is een check gedaan door alle betrokkenen, waarna het officiële release-signaal werd gegeven.

Resultaten

Het gebruik van RPA-gedachtegoed binnen vrij toegankelijke tools heeft deze klant geholpen om:

• Het overtypwerk volledig te elimineren;
• Rapportage voor het bestuur en directie deels te automatiseren;
• Handmatige terugkoppeling volledig te elimineren.

Een bijkomend voordeel van deze automatiseringsslag is dat de resultaten en rapportage nu real-time beschikbaar zijn en bij iedere nieuwe invulactie worden geüpdate. Maar de belangrijkste winst is dat de verbeteraars binnen ‘Samen voor de patiënt’ nu minder tijd kwijt zijn aan dit repeterende proces. De vrijgekomen tijd kan nu gebruikt worden om directe waarde toe te voegen aan het verbeterprogramma.