RPA en Agile

RPA en Operational Excellence gaan hand-in-hand, dat is wel duidelijk. Met behulp van RPA kunnen processen sneller, effectiever en efficiënter ingericht worden. Om echte beheersing van de processen te bewerkstelligen is het raadzaam om hier een aanpak voor te hanteren waarbij optimaliseren voor automatiseren gaat. Maar ook voor de ontwikkeling en implementatie van de robot is het aan te raden een methodische aanpak te hanteren.

We zien regelmatig dat de RPA robots ontwikkeld worden zonder directe verbinding met de business. Van de analyse van het proces tot ontwerp, bouw en implementatie van de robot wordt nog te vaak gedaan door een afgeschermd team wat zich hier over buigt. En dat is nadelig voor de snelheid van de implementie en het eindresultaat. Ons advies? Gebruik het lerend vermogen van Agile/Scrum.

Blijf boven water

Nog steeds worden veel IT oplossingen via de zogenaamde ‘waterval’ methode opgeleverd. Eerst een complete analyse, dan het ontwerp, daarna de bouw, dan de test en uiteindelijk de implementatie. Het nadeel is dat een team dan lang onder water verdwijnt om software te ontwikkelen. En regelmatig is de klantwens – of behoefte vanuit de business – alweer veranderd als ze ‘boven water’ komen. Voor de bouw van robots werkt Agile/Scrum veel beter.

In korte sprints van 2 weken werkt het IT team naar een steeds beter werkende robot. Zo snel mogelijk wordt een eerste vroege versie (Minimal Viable Product) van de robot ontwikkeld en in gebruik genomen. Op basis van de feedback van de business, wordt de functionaliteit stapje voor stapje uitgebreid. Totdat de robot precies doet wat hij moet doen en als volwaardige virtuele medewerker meedraait.

Het voordeel is dat dit al direct een eerste efficiëntiewinst oplevert voor de business. Met de snelle ingebruikname is het terugverdienen dus al begonnen. De robot verlicht direct de werklast op de afdeling. De werkdruk voor medewerkers neemt merkbaar af. De medewerkers zien de robot in de periode daarna stapsgewijs steeds meer taken op zich nemen en de productiviteit neemt evenredig toe.

Organisaties die het Agile werken onder de knie hebben, hebben een tactisch voordeel ten opzichte van bedrijven die dat nog niet doen. Omdat de RPA oplossing met Agile al veel sneller beschikbaar is, scheelt dit maanden aan benefits.

Klein beginnen, met een groeipad voor ogen

Met RPA is het heel goed mogelijk om klein te beginnen. Sterker nog, het is verstandig om met een beperkte scope te starten. Door klein te starten kun je binnen korte tijd de eerste resultaten tonen.

Door klein te beginnen kan ervaring opgedaan worden met de nieuwe techniek van robots. Daarnaast zal de samenwerking met de externe partners moeten inslijten. En kun je de collega’s binnen de organisatie mee nemen in deze nieuwe ontwikkeling. In het eerste jaar valt er veel te leren.

In de komende jaren zullen door de ontwikkelaars ook technische functionaliteit als Artificial Intelligence toegevoegd worden. Door nu de eerste stappen te zetten met RPA zorg je ervoor dat jouw organisatie over een paar jaar een volwassenheidsstadium gegroeid is. Zo voorkom je dat er straks een dubbelsprong gemaakt moet worden (RPA én AI tegelijk) terwijl de organisatie daar niet voor klaar is. Door een meer organische ontwikkeling kun je straks beter inschatten op welke plaatsen in de organisatie AI een waardevolle toevoeging is.