Slimmer examineren bij de HAN

In de wereld van continu verbeteren hebben we het vaak over ‘vertragen om te versnellen’. En ondanks dat dit bij iedereen de juiste snaar raakt, lukt het niet altijd. De dagelijkse hectiek neemt snel weer de overhand en voor we het weten zitten we weer midden in het werk. Gelukkig zijn er ook voorbeelden waar het wel lukt, zoals bij één van de examencommissies van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen (HAN).

De examencommissie van de opleiding Verpleegkunde aan de HAN had te maken met een toegenomen hoeveelheid werk, een gebrek aan volledig overzicht van alle processen en veel mailverkeer. Ze hadden al enkele verbeteringen zelf doorgevoerd. Echter, ze beseften dat hun eigen kijk op het werk vertekend kon zijn en dat ze mogelijk blind waren voor eigen fouten. Om een objectieve blik te werpen op de inrichting van de belangrijkste processen en voor bevestiging en verdere verbetering, namen ze in het voorjaar van 2022 contact op met UPD.

Christel Hemstede, projectleider bij de HAN en opgeleid als Green Belt in Lean, legt uit: “Het aantal studenten dat zich inschreef voor de opleiding Verpleegkunde was de afgelopen jaren flink gegroeid en daardoor kwam er steeds meer werk op de examencommissie af. Tegelijkertijd gingen we bij de HAN over naar een nieuw studentinformatiesysteem, waardoor de werkprocessen anders ingericht moesten worden. Dit gaf ons de kans om te onderzoeken of de examencommissie het werk slimmer kon inrichten, zodat ze de toegenomen werkzaamheden nog binnen de gestelde tijd kunnen uitvoeren.”

Afstand geeft inzicht

Slimmer werken gaat over het zo effectief mogelijk uitvoeren van de werkzaamheden enerzijds en het creëren van maximale waarde anderzijds. ‘Om het werk van de examencommissie te kunnen professionaliseren en tijd vrij te maken, was het nodig om de vertraging te verminderen’, zegt Christel Teggeler, consultant bij UPD en betrokken bij het verbetertraject van de HAN.

Om inzicht te krijgen, brachten we samen met de HAN de belangrijkste taken van de examencommissie in kaart. Teggeler legt uit: “We hebben een grondige analyse gemaakt van de inhoud van het werk en alle bijbehorende aspecten. Wat zijn de taken, wie voert ze uit en wie is verantwoordelijk voor elk onderdeel? We hebben al deze bevindingen visueel weergegeven in Visio.”

Door de werkprocessen van een afstand te beschouwen en te visualiseren werden mogelijke verbeteringen zichtbaar. Hemstede: “Het nauwkeurig in kaart brengen van de werkprocessen bracht direct belangrijke inzichten naar voren. We ontdekten de taken van verschillende commissieleden en zagen ook werkzaamheden die buiten het blikveld van de commissie lagen. Met deze nieuwe inzichten konden we de werkzaamheden en taken slimmer structureren en de processen naadloos laten aansluiten op het nieuwe studentinformatiesysteem.”

Taken die buiten de commissie lagen – uitgevoerd door andere afdelingen of experts – bleken invloed te hebben op het werk van de commissieleden. Door samen te werken en te bekijken hoe deze taken effectiever konden worden ingericht, werd vooruitgang geboekt. Hoewel de veranderingen voor de uitvoerende collega’s vaak minimaal waren, hadden ze een aanzienlijke invloed op het proces. “Denk hierbij aan het aanscherpen van formulieren, een betere interpretatie van systeemmeldingen en duidelijkere verantwoordelijkheden voor collega’s. Hoewel het geen ingrijpende veranderingen waren, konden we dit alleen realiseren door actief samen te werken met betrokken collega’s en afdelingen,” aldus Hemstede.

De tijd nemen loont

Door de werkprocessen grondig in kaart te brengen en ze te verbinden met de beoogde resultaten, kunnen we een kwaliteitsverbetering doorvoeren. Deze verbetering is op de lange termijn waardevoller dan de tijdsbesparing op de korte termijn. Dit geldt ook voor het verbeterproject bij de HAN. Hemstede benadrukt: “De opgedane inzichten hebben ons in staat gesteld om de werkzaamheden op een slimme manier te herstructureren. Een extra voordeel van deze analyse is dat nieuwe commissieleden direct op de hoogte kunnen worden gebracht van de precieze inhoud van het werk van de examencommissie. Met deze nieuwe inzichten en inrichting hebben we waardevolle input verkregen voor het inwerkprogramma van nieuwe commissieleden.”

Verbeteren stopt nooit

Sinds de start in 2022 hebben we al veel gerealiseerd, maar verbeteren stopt nooit. Er ligt nog een wereld aan mogelijkheden voor verdere verbeteringen. Hemstede benadrukt: “We hebben al echt veel baat gehad bij de opgetekende processen. Het is bemoedigend om te zien dat de commissieleden intrinsiek gemotiveerd zijn om verbetermogelijkheden te identificeren en aan te pakken. Het verbetertraject is echter nog in volle gang.” Teggeler voegt toe: “We hebben de processen in kaart gebracht en geconstateerd dat ze goed en efficiënt zijn ingericht. Nu is het aan de commissie om het verbeteren zelfstandig voort te zetten en daarbij goed te blijven luisteren naar de stem van de studenten, docenten en andere belanghebbenden. Er is namelijk altijd ruimte voor verdere verbetering.”