De Gemeente Bergen op Zoom is – net zoals veel andere gemeentes – volop in beweging. De veranderingen in de samenleving, decentralisatie van overheidstaken en bezuinigingen vragen om een andere manier van werken. De gemeente heeft UPD om hulp gevraagd bij het realiseren van de benodigde verandercultuur en het verankeren van Lean Six Sigma in de organisatiecultuur.
De opdracht van de Gemeente Bergen op Zoom was daarmee duidelijk tweeledig. Door het realiseren van de benodigde verandercultuur zorgt de Gemeente dat ze om kunnen gaan met de veranderingen die ze nu zien gebeuren. Het verankeren van de principes van Lean Six Sigma zorgt ervoor dat ze om kunnen gaan met veranderingen in de toekomst. Oftewel, ze vroegen onze hulp bij het inspelen op de veranderingen van vandaag én morgen.
Van burger naar consument
De burger stelt in toenemende mate hoge eisen aan gemeenten. Denk hierbij aan de roep tot transparantie of de verwachtingen die ze hebben ten aanzien van het gebruikersgemak. Er kan dus gesteld worden dat de burger zich steeds meer gaat opstellen als traditionele consument.
Als gevolg moeten gemeenten zich steeds meer gaan gedragen als een commerciële instelling. Ze worden – net als bedrijven – geacht zich continu aan te passen aan de wensen van hun klant. Voeg hier de decentralisatie van overheidstaken en bezuinigingen aan toe en de complexiteit wordt al snel duidelijk. Om te voorkomen dat deze continue verandering en de complexiteit zorgt voor stilstand, heeft de Gemeente Bergen op Zoom besloten te werken aan het verandervermogen van – en verandercultuur binnen – de organisatie.
Alle ingrediënten voor een succesvol veranderprogramma
Iedere organisatie is uniek en daarmee is de aanpak voor een succesvol veranderprogramma nooit hetzelfde. Maar de overeenkomst tussen succesvolle veranderprogramma’s is dat ze door de hele organisatie gedragen worden, aan de hand van een integrale aanpak waarin mens en methode hand in hand gaan.
In onze aanpak voor de Gemeente Bergen op Zoom hebben we deze elementen verwerkt in onze aanpak en ons gericht op de volgende gebieden:
Focus en leiderschap
De grootste valkuil voor verbeterprogramma’s is dat organisaties teveel tegelijkertijd willen doen. Hierdoor versnippert de focus en worden verbeterprioriteiten niet – of niet goed – afgerond. Met onvoldoende resultaten en ongemotiveerde medewerkers als gevolg.
Voor de Gemeente Bergen op Zoom zijn we daarom begonnen met het Policy Deployment proces aan de hand van de X-matrix. Hierin hebben we samen met de directie en concernmanagers de strategische koers concreet gemaakt en gevisualiseerd. Op basis hiervan zijn de verbeterprioriteiten vastgesteld en is de rol van het leiderschap in de transformatie besproken en concreet gemaakt.
Effectief programmamanagement
Waar het Policy Deployment proces richting geeft aan de strategische koers, zegt dit nog niets over de uitvoering van het veranderprogramma. Hiervoor hebben we met de Gemeente Bergen op Zoom de communicatiestrategie, gemeenschappelijke taal en rolverdeling uitgekristalliseerd.
Een belangrijk onderdeel van deze stap is het opstellen van het draaiboek ter ontwikkeling van de medewerkers. In lijn met de strategische koers en de verbeterprioriteiten zijn de opleidingswaves gepland. De waves en de gelaagdheid van de opleidingen zijn zo ingericht dat de medewerkers elkaar in de praktijk optimaal kunnen ondersteunen.
Kennis en vaardigheden ontwikkelen
In lijn met het programmamanagement zijn de medewerkers opgeleid om zelf aan de slag te gaan met de verbeterprioriteiten. Afhankelijk van de rol en het niveau binnen de organisatie zijn medewerkers opgeleid als Yellow-, Green– of Black Belt.
Het aanreiken van de theoretische kennis van Lean Six Sigma is slechts de basis voor continue verbetering. Tijdens en na de opleidingen is door middel van praktijkbegeleiding uitgebreid aandacht besteed aan het toepassen van de kennis op de werkvloer. Door de kennis praktisch toepasbaar te maken, hebben de medewerkers alle tools en hulpmiddelen in handen gekregen om een directe bijdrage te leveren aan het verbeterprogramma.
Daarbij is de nieuwe manier van werken bijna altijd een samenwerking. Daarom wordt er uitgebreid aandacht besteed aan de onderstroom, het uitspreken wat iedereen denkt en het oorzaken onderzoeken in plaats van het najagen van oplossingen.
Bewerkstelligen van de cultuuromslag
“Culture eats strategy for breakfast”. Deze quote is onverminderd waar voor verbeterprogramma’s. Ondanks alle goede voornemens, planning en programmamanagement zal het verbeterprogramma niet succesvol zijn als de nodige cultuuromslag niet wordt bewerkstelligd.
Culture eats strategy for breakfast
Om de nodige cultuuromslag te realiseren hebben we de Gemeente Bergen op Zoom geholpen bij het inrichten van het operationeel management. Hierin worden medewerkers en leidinggevenden gefaciliteerd om continu de prestatiedialoog te voeren. Bijvoorbeeld tijdens dag- en weekstarts. Het gevolg is dat gesprekken concreter worden, over belangrijke resultaten gaan en continue verbetering stimuleren.
Op eigen benen staan
Als rode draad in onze aanpak staat het ontwikkelen van het lerend vermogen van de organisatie. Wanneer de organisatie in staat is om te blijven leren en gericht te ontwikkelen, hebben ze onze dagelijkse begeleiding namelijk niet meer nodig.
Hiervoor hebben we bij de Gemeente Bergen op Zoom de beproefde aanpak van ‘voordoen, samen doen, zelf doen’ gebruikt. Hiermee hebben we vanaf het begin van onze samenwerking gestuurd om zo snel en effectief mogelijk van voor- en samen doen naar zelf doen te komen. Het train-de-trainer en train-de-coach model zorgt ervoor zodat de Gemeente zelfstandig in staat is gesteld om de continu verbeterorganisatie zelf verder vorm te geven.
Continue resultaatverbetering
Sinds het begin van de samenwerking in december 2019 zijn er flinke stappen gezet bij de Gemeente Bergen op Zoom. Hieronder een greep uit de resultaten die tot op heden behaald zijn:
- In het proces wat binnen de Gemeente ‘Meldingen Jeugd’ wordt genoemd is de doorlooptijd verlaagd met ruim 47%, het aantal defecten verlaagd met 67% en zijn de kosten met 10% gedaald.
- Inzake de WMO indicatie heeft de gemeente bijna 2000 arbeidsuren kunnen besparen, wat omgerekend bijna € 100.000,- aan kostenbesparing betekent. Deze opbrengst wordt direct geïnvesteerd in het verder versnellen van het proces.
Vanuit het menselijke perspectief is het mooi om te zien hoe het medewerkers steeds beter lukt om in een goede samenwerking tot resultaatverbetering te komen. De medewerkers van de gemeente groeien steeds beter in hun rol en ontdekken een kant van zichzelf die ze nog niet eerder hadden ontdekt.
Meer weten?
Meer weten over onze samenwerking met de Gemeente Bergen op Zoom of ons werk bij andere gemeentes? Neem dan contact op via 020 – 345 3015 of lees hier verder.