Slim samenwerken levert geld op voor het onderwijs binnen Albeda

Hoe samenwerking en een gestructureerde aanpak leiden tot een forse besparing

Als onderdeel van haar Green Belt opleiding, startte medewerker Administratieve Organisatie en Interne Controle Sylvia op de Weegh in samenwerking met UPD en de Albeda Academie een verbetertraject bij het Albeda in Rotterdam. Het doel: meer bekostigde en minder onbekostigde studenten. En met succes. Het aantal studenten waarvoor deze onderwijsinstelling bekostiging ontvangt steeg aanzienlijk in één jaar tijd.

Green Belt project bij het Albeda College

Het verbetertraject dat Sylvia op de Weegh startte bij het Albeda in Rotterdam is er een uit het boekje. ‘Het betreft een opdracht in het kader van de Green Belt opleiding die UPD bij ons verzorgt in samenwerking met de Albeda Academie’, legt Sylvia uit. ‘We worden daarvoor uitgenodigd om in onze eigen werkomgeving te kijken waar en hoe processen beter kunnen. Op het punt van onbekostigde studenten was er nog veel winst te behalen.’ Teamleider Risk & Compliance Jiska Wijker beaamt dit. ‘Mijn afdeling heeft een controlerende rol en we hebben goed zicht op de financiële processen. Wat mij opviel was dat het aantal onbekostigde studenten in het schooljaar 2018/2019 erg hoog was.’

Inschrijvingen moeten voldoen aan richtlijnen

De onderwijsinstelling ontvangt per student een lumpsumvergoeding, afhankelijk van de opleiding, mits de inschrijvingen voldoen aan bepaalde richtlijnen. Jiska: ‘Zo komen sommige studenten niet vaak genoeg in de les, zijn sommige overeenkomsten tussen studenten en onze onderwijsinstelling niet correct of volledig ingevuld, of zijn de facturen voor de BBL-studenten niet op tijd verzonden en betaald. Allemaal redenen waarom we niet in aanmerking komen voor bekostiging. Dat kon en moest beter.

Dus toen Sylvia in het kader van haar opleiding op zoek was naar een verbeterproject, lag dit onderwerp voor de hand. ‘Als wij ervoor kunnen zorgen dat het aantal bekostigde studenten toeneemt en het aantal onbekostigde studenten afneemt, dan levert dat hoe dan ook geld op voor onze onderwijsinstelling. Dat was mijn uitgangspunt’, vertelt Sylvia.

Bekostiging was geen kpi

Over de precieze maatregelen die hebben geleid tot dit succes, wil Sylvia wel een boekje open doen. ‘Om te beginnen heb ik samen met Lejla Brouwer van UPD eerst het theoretisch kader van de Green Belt in Lean eigengemaakt. Vervolgens hebben we binnen onze afdeling eerst alles haarfijn in kaart gebracht. Hoeveel onbekostigde studenten hebben we eigenlijk? Waar zitten ze? En waarom zijn ze onbekostigd? Twee colleges, bleken relatief veel onbekostigde studenten te hebben.

Sylvia: ‘Vervolgens was het vooral een kwestie van partijen samenbrengen, communiceren en bewustwording creëren. We hebben gesprekken gevoerd met de directies en onderwijsleiders over het belang van het sturen op bekostiging. Ook hebben we per college in zogenaamde snelkookpansessies de belangrijkste drie pijnpunten in het proces in kaart gebracht en op basis daarvan een actielijst en een prioriteitenmatrix opgesteld. Zo bleek bijvoorbeeld dat sommige docenten de aanwezigheid van hun studenten onvoldoende registreren omdat ze prioriteit geven aan het lesgeven in plaats van de administratie rondom de registratie. Maar liefst 20% van de registraties bleek hierdoor onjuist.

Ook werden gesprekken met studenten niet altijd vastgelegd in het onderwijsinformatiesysteem Eduarte, werkten afdelingen onvoldoende met elkaar samen waardoor regels verschillend werden gehandhaafd, en was de communicatie met het Trajectbureau, dat loopbaanbegeleiding biedt aan Albedastudenten, niet altijd optimaal. Door het proces met alle betrokkenen te bespreken en elkaars rol binnen het proces duidelijk vast te stellen, is er een heleboel veranderd.’

Werken aan bewustwording

Op alle punten werden verbeteringen doorgevoerd. Met name de gesprekken met de onderwijsleiders en presentaties in de teams leverde veel op. Sylvia: ‘Vooral bewustwording. We legden uit hoe belangrijk het is om aan alle regels te voldoen zodat we voor bekostiging in aanmerking komen. Vaak waren docenten zich niet bewust van de gevolgen van hun handelen binnen het totale proces. Die bewustwording alleen al leidde snel tot een daling van het aantal onbekostigde studenten.’

Ook de opleiding voor nieuwe medewerkers werd aangepast. Sylvia: ‘Nieuwe docenten kennen de organisatie nog niet en weten dus ook niet hoe het zit met de voorwaarden voor bekostiging van studenten, hoe dit proces verloopt en wat hun rol hierin is. Die informatie maakt nu deel uit van de opleiding voor nieuwe medewerkers. Daarnaast hadden we werkgroepen geïnstalleerd die presentaties verzorgen waarin ze uitleggen waarom bekostiging zo belangrijk is voor onze organisatie. Ook dit gaat over het vergroten van het bewustzijn op dit onderwerp.’

Resultaat kwam sneller dan verwacht

‘Het moest geen feestje van de staf worden’, vult Jiska aan. ‘Dit verbetertraject moest een project worden van de hele instelling. Alleen dan konden we het breed doorvoeren.’ Dat de ingrepen zo snel tot grote resultaten zouden leiden, verbaasde Jiska. ‘Dat had ik echt niet verwacht. Ik dacht dat we wel een jaar of drie nodig zouden hebben om de aantallen onbekostigden flink naar beneden te krijgen. Maar het lukte al binnen een jaar.’

Goed voorbeeld doet goed volgen

Goed voorbeeld doet goed volgen. Jiska: ‘Andere collega’s zien nu hoe succesvol de maatregelen zijn en willen nu ook het verbeterproces doorlopen. Wat dat betreft verkopen de resultaten zichzelf. Daar hoeven we weinig promotie op los te laten. We hebben onze werkwijze bovendien breeduit met de directie gedeeld. Als gevolg hiervan zijn sommige processen die van invloed zijn op bekostiging nu structureel gewijzigd en verbeterd. Zo registreren de teams nu niet langer schriftelijk maar digitaal via Eduarte. Hierdoor is het dossier nog eenvoudiger in lijn me alle wettelijke vereisten van het onderwijs te brengen.’

Sylvia: ‘Ook ik ben verrast over hoe snel we enorme resultaten hebben behaald en hoe relatief eenvoudig het achteraf bleek om het aantal onbekostigde studenten naar beneden te krijgen. Het onderwerp had vooral aandacht nodig en een systematische aanpak om verbeteringen door te voeren. De Lean-aanpak leent zich hier heel goed voor. Die maakt het praktisch en concreet. De resultaten volgen dan als vanzelf.’

Contact

Joris van de Lindeloof UPD

Meer weten over onze dienstverlening in het onderwijs of onze samenwerking met Albeda College? Neem dan contact op met Joris van de Lindeloof via onderstaande gegevens:

  Telefoon: 020 – 345 3015
  Email: joris@upd.nl