Om de interne processen steeds weer goed te laten aansluiten bij de groeiende organisatie, besloot de Universiteit Maastricht in 2017 – in samenwerking met UPD – met Lean aan de slag te gaan. Nu, zo’n vier jaar later, zijn honderden medewerkers getraind en maakt het ‘Lean denken’ een solide onderdeel uit van de verbetercultuur van de universiteit.
De Universiteit Maastricht (UM) is een van de jongste universiteiten van het land en ook de meest internationale. Met ruim 20 duizend studenten en 4400 medewerkers groeit de instelling bovendien nog elk jaar. Om de kwaliteit van het onderzoek en onderwijs ook in tijden van groeiende studentenaantallen hoog te houden, is het zaak de ondersteunende processen binnen de organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten.
‘Dat is de reden waarom we in 2017 van start zijn gegaan met Lean’, vertelt Sietske Satijn, Programmanager Lean binnen de faculteit voor Health, Medicine en Life Sciences van de universiteit. ‘Wat we wilden – en uiteraard nog steeds willen – is continu de kwaliteit van onze dienstverlening, voor zowel studenten als werknemers, waarborgen en verbeteren. Daarvoor hebben we een verbetercultuur nodig en Lean vormt daarvoor de basis.’
Beter samenwerken om verspillingen te voorkomen
De UM bestaat uit zes faculteiten en vijf servicecentra, en wordt als geheel bestuurd door het College van Bestuur. De servicecentra leveren ondersteunende diensten aan de overige onderdelen binnen de organisatie. ‘Binnen de universiteit zijn er veel overlappende processen tussen de verschillende faculteiten en service centra’, gaat Sietske verder. ‘Om verspillingen binnen die processen te elimineren en verbeteringen door te kunnen voeren, is het zaak om nog beter met elkaar samen te werken. Daarom willen we steeds meer mensen en teams kennis laten maken met Lean. Op die manier proberen we een cultuur te creëren waarin het vanzelfsprekend is dat je nadenkt over hoe je processen en projecten beter kunt doen.’
Streven naar perfectie
Wie met Lean aan de slag gaat komt er echter al snel achter dat het meer behelst dan het leren van enkele tools of technieken alleen. Het gaat om de wijze van denken en doen waarin het streven naar perfectie de essentie vormt binnen elke laag van de organisatie. Maar waar begin je? En hoe ga je om met weerstand?
Satijn: ‘Samen met UPD-consultants hebben we een plan van aanpak uitgewerkt. Deze begint met de implementatie van Lean binnen onze faculteit en vindt later ook breder plaats op UM-niveau en de daaraan verbonden teams. De medewerkers spelen hierin een centrale rol. Zij moeten hierin meegaan omdat zij tenslotte die de verbeteringen moeten gaan zien en doorvoeren. UPD heeft in haar aanpak dan ook veel aandacht is voor de directe betrokkenheid vanuit de medewerkers. Daarbij beginnen de verbeteringen kleinschalig, vaak in de eigen werkomgeving, en deze groeien langzaam maar zeker uit tot een verandering die breed in de organisatie wordt doorgevoerd.’
Toepassen op de eigen werksituatie
‘Om draagvlak te creëren binnen de universiteit zijn we begonnen met het opleiden van medewerkers. ‘Tijdens de eendaagse klassikale opleiding, de Yellow Belt in Lean, maken de deelnemers voor het eerst kennis met het Lean-gedachtengoed en laten we zien wat het kan opleveren wanneer je het toepast op je eigen werkzaamheden. Elke deelnemer krijgt tijdens deze opleiding de opdracht om een lopend probleem in kaart te brengen waarmee hij of zij aan de slag gaat.’
Satijn: ‘Daarmee is deze opleiding meteen heel praktisch. Medewerkers leren niet alleen de theorie, ze kunnen het geleerde meteen toepassen op hun eigen werksituatie. Daarmee vinden er meteen kleine verbeteringen plaats binnen de teams en dat creëert draagvlak.’
Lean Opleidingen
Een Yellow Belt in Lean heeft basiskennis van Lean en is bekend met een aantal basistechnieken en termen om deze toe te passen op de eigen werkprocessen.
De Green Belt in Lean is de projectleider die de tools en technieken voor verbeterprojecten kan opzetten en leiden.
De Black Belt in Lean is vaak fulltime bezig met Lean en kan complexe projecten begeleiden. Ook ondersteunt de Black Belt de Green Belt.
De Lean Champion is de leidinggevende die fungeert als opdrachtgever en medewerkers coacht bij het continu verbeteren van de processen. Werkt nauw samen met de Black Belt.
Strategische plannen vertaald naar gedrag
Als opgeleide Black Belt in Lean begeleidt Satijn zelf verschillende verbeterinitiatieven die worden gestart binnen de faculteiten en service centra. ‘Inmiddels hebben we meer dan 300 Yelllow Belts opgeleid, 50 Green Belts, 3 Black Belts en zo’n 15 Champion Belts’, legt ze uit. ‘Deze laatste training is speciaal voor leidinggevenden om te leren de verbinding te maken tussen dat wat de medewerkers doen en de strategie van de organisatie.’
Dat laatste is en blijft een uitdaging. Satijn: ‘De universiteit heeft strategische plannen en een ambitie. Maar wat betekenen die concreet voor het gedrag van de medewerkers? Het is belangrijk dit helder uit te leggen. Dat is niet altijd makkelijk. Daar zijn we nu druk mee bezig.’
Liever integraal dan vrijblijvend en bottum-up
Inmiddels zit het Lean denken bij een deel van de medewerkers al in het bloed. ‘Maar we zijn er nog niet’, zegt Satijn. ‘We hebben gemerkt dat het belangrijk is om Lean integraal door te voeren in de organisatie. Dat werkt beter dan vrijblijvend en bottum-up zoals we aanvankelijk van start gingen. Die vrijblijvendheid leidt er echter toe dat mensen na de opleiding weer snel terugvallen in oude patronen.’
UPD: ‘Wij geloven dat het puur overbrengen van methoden en theorieën nutteloos is als het gedrag binnen de organisatie hier niet op afgestemd is. Daarom besteden wij bij de implementatie uitgebreid aandacht aan de cultuur. Het doel is namelijk niet om Lean te implementeren, maar om een cultuur van continu verbeteren en vernieuwen te realiseren. Op die manier kan UPD ook een stapje terug doen wanneer dat doel bereikt is.’
Blijvende verbetering realiseren
Wij zien dat het bij organisaties vrijwel nooit ontbreekt aan de wil om problemen aan te pakken. Maar wilskracht en bereidheid zijn veelal niet voldoende om de problemen ook echt op te lossen. Dit zorgt ervoor dat organisaties voortvarend aan de slag gaan met verbeteringen en na verloop van tijd weer terugvallen in hun oude patronen. Het gevolg is een vicieuze cirkel van verbeteren, stagneren en afvlakken om uiteindelijk weer opnieuw te beginnen.
Wij begeleiden organisaties bij de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren. Hiervoor hebben we een model ontwikkeld waarin de vier elementen worden behandeld die leiden tot een succesvolle transformatie.
Lees hier meer over onze dienstverlening in het onderwijs >>Anders kijken
Na zo’n vier jaar samenwerking en nadat tientallen verbeterinitiatieven zijn gestart en afgerond, heeft de Universiteit onlangs de samenwerking met UPD wederom verlengd. ‘Het Lean-gedachtengoed leeft steeds meer binnen de universiteit. Verschillende teams werken inmiddels zelfstandig aan verbeterinitiatieven’, zegt Satijn. ‘Een voorbeeld is het afhandelen van vragen van studenten in het studentenportaal. Voorheen waren medewerkers bezig om de vragen zo snel en efficiënt mogelijk te beantwoorden. Nu ze naar hun werk kijken door een “Lean bril” benaderen ze het probleem heel anders. Ze analyseren nu waar de vragen vandaan komen om daar, aan de voorkant, meer informatie te bieden zodat studentvragen kunnen worden voorkomen. Dat is precies wat Lean in de kern behelst: een andere manier van kijken om je werk slimmer en beter te kunnen doen.’
Contact
Meer weten over onze dienstverlening in het onderwijs of onze samenwerking met Maastricht University? Neem dan contact op met Joris van de Lindeloof via onderstaande gegevens:
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: joris@upd.nl