De Omgevingswet als katalysator voor een wendbare gemeente

De Omgevingswet

Katalysator voor een wendbare, klantgerichte gemeentelijke organisatie

De Omgevingswet is recent weer uitgesteld naar 1 juli 2022. Toch mag dit voor gemeenten geen reden zijn om plannen die de organisatie wendbaar en klantgericht maken, op de lange baan te schuiven. Zo’n integraal transformatieproces is immers complex en vraagt tijd. Hoe eerder gemeenten werken volgens de principes van deze wet, hoe beter. Temeer omdat gemeenten beter vandaag wendbaar en klantgericht zijn, dan morgen.

De omgevingswet als katalysator

Gemeenten kampen met grote financiële tekorten in het sociaal domein. De rek is eruit en de dienstverlening naar de burger toe staat al lange tijd onder druk. Het Rijk kan met extra middelen enige verlichting brengen, maar gemeenten moeten ook zelf werken aan een gezondere uitgangspositie voor zowel de burger als voor henzelf. Door efficiënter te werken, de organisatie wendbaar te maken en de burger weer echt centraal te stellen. De invoering van de Omgevingswet kan dienen als katalysator om verbeteringen op dit vlak door te voeren.

De Omgevingswet

De overheid wil met de Omgevingswet de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen zodat het straks makkelijker is om bouwprojecten te starten. Hiertoe worden 26 wetten op het gebied van bouwen, milieu, water, ruimtelijke ordening en natuur samengevoegd in één. De nieuwe wet zorgt voor een samenhangende aanpak van de leefomgeving, ruimte voor lokaal maatwerk en betere en snellere besluitvorming. De datum voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet staat gepland op 1 juli 2022.

Positieve grondhouding

Vroegtijdige participatie, integraal, flexibel, snel en uitvoeringsgericht, zo luiden de principes van de nieuwe Omgevingswet die naar de laatste verwachting op 1 juli 2022 in werking treedt. De invoering van deze wet behelst dan ook veel meer dan nieuwe regelgeving alleen. Het vraagt van gemeenten dat ze op een andere manier gaan werken.

Niet de regels staan centraal, maar de toegevoegde waarde die gemeenten leveren aan de burger. Er moet meer ruimte zijn voor initiatieven van burgers en voor lokaal maatwerk. Daarnaast stoelt de nieuwe wet op vertrouwen en gaat deze uit van de goede intenties van burgers en bedrijven. Kortom: minder regelgeving, klant centraal, snelle besluitvorming en een positieve grondhouding.

De realiteit is weerbarstig

Allemaal principes die één op één kunnen worden doorgetrokken naar het werk van gemeenten. Want in feite is er niets nieuws onder de zon. Van gemeenten wordt tenslotte al veel langer verwacht dat ze integraal, flexibel, efficiënt en dicht bij de burger werken. Niet voor niets staat in vrijwel ieder gemeentelijk beleidsplan de ambitie uitgeschreven om wendbaarder en klantgerichter te zijn als organisatie. Veel gemeenten hebben al belangrijke stappen gezet om dit te realiseren.

Maar de realiteit is ook weerbarstig. Bij heel wat gemeenten is van échte klantgerichtheid en efficiënte besluitvorming nog niet voldoende sprake. Dat is ook precies waarom de nieuwe Omgevingswet in het leven is geroepen. De wet moet het leven van de burger makkelijker maken en het vertrouwen in de overheid herstellen. Liever vandaag, dan morgen.

Waar te beginnen?

Het integraal, wendbaar en klantgericht maken van de gemeentelijke organisaties is een traject dat gemeenten – ook afgezien van de nieuwe Omgevingswet – wel moéten aangaan. Maar juist omdat het zo’n omvangrijk en allesbepalend traject betreft, is dit bepaald geen sinecure. Want waar te beginnen? Hoe kan een gemeente de processen het beste inrichten? Wat vraagt dit van het leiderschap binnen de organisatie? En welke processen hebben nu de meeste impact op de klantbeleving?

Het antwoord op al deze vragen is niet eenvoudig te geven. Dat maakt het lastiger om met zo’n verandertraject aan de slag te gaan. De kunst is om klein te beginnen en in ieder geval op weg te gaan. Al doende en al lerende kunnen gemeenten dan de volgende stappen zetten. Lerend voorwaarts.

De Lean-methode als leidraad

De vijf Lean-principes bieden hierbij een nuttig handvat. De Lean-filosofie zet de klant centraal en is er op gericht activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant (verspillingen) te minimaliseren of te elimineren.

  • Het eerste principe gaat er vanuit dat duidelijk moet zijn wat precies de waarde is van de diensten en producten voor de klant (klantwaarde).
  • Vervolgens is het zaak het proces in kaart te brengen en te kijken of alle activiteiten ook echt bijdragen aan de waarde voor de klant (waardestroom).
  • Daarna kan een gemeente verspillingen en obstakels elimineren in het proces zodat producten en diensten soepel en efficiënt door de processen stromen (flow).
  • Neem vervolgens de werkelijke vragen en wensen van klanten als uitgangspunt voor producten en diensten (pull) en
  • Richt een dusdanige structuur in om de processen continu te kunnen verbeteren (continu verbeteren).

Binnen de Lean-filosofie staat het monitoren, evalueren, reflecteren, verbeteren en leren centraal, zowel op het proces als het gedrag van mensen. De verbinding tussen de Lean-filosofie en de implementatie van de omgevingswet wordt duidelijk wanneer we kijken naar de Beleidscyclus, hieronder weergegeven.

Beleidscyclus Omgevingswet

Net als binnen de Lean-filosofie heeft de beleidscyclus een continu karakter, waarbij evaluatie van huidige stappen dienen als startpunt voor de volgende verbetering. Net als het geval is bij de PDCA-cyclus binnen de Lean-filosofie.

Een Quickscan legt de uitgangspositie vast

Een praktisch startpunt kan zijn om met behulp van een Quickscan een ‘foto’ te maken van de huidige organisatie en haar processen. Zo’n inventarisatie biedt inzicht in het verbeterpotentieel binnen de gemeentelijke organisatie. De scan focust op cultuur, gedrag, proces en leiderschap, vormt de basis voor de verbeteringen en maakt zichtbaar welke werkprocessen als eerste kunnen worden aangepakt. Deze exercitie voert een gemeentelijk projectteam samen met de medewerkers uit. Hoe hun werk beter kan of juist hoe hun werk werkt – het gaat namelijk om de uitgangspositie.

Kans en momentum

Aan gemeenten de uitdaging om te focussen op mogelijkheden en kansen, niet op bedreigingen en belemmeringen. Dat is wat de nieuwe wet voorstaat. Maar het is tevens een attitude die gemeenten kan helpen om nu de volgende stappen te zetten naar een wendbare en klantgerichte organisatie. Om de invoering van de Omgevingswet niet te beschouwen als een volgende belasting die op het bord van gemeenteambtenaren terechtkomt, maar als een kans die de organisatie beter en leuker kan maken.

Meer informatie

Joris van de Lindeloof UPD

Neem voor meer informatie over de invoering van de Omgevingswet en de kansen die dit biedt voor gemeenten contact op met Joris van de Lindeloof via de onderstaande gegevens:

  Telefoon: 020 – 345 3015
  Email: joris@upd.nl