Ken je het gevoel van een meeting uitlopen zonder dat er concrete vervolgafspraken zijn gemaakt? Of van die meetings waarbij je het idee hebt dat de gesprekken al eerder gevoerd zijn? Waar de discussie ging over hoe de cijfers tot stand zijn gekomen in plaats van wat de cijfers vragen aan acties? In veel managementoverleggen verliest de besluitvorming het van discussie. En dat terwijl de huidige snel veranderende wereld (VUCA) de managementteams juist vraagt om bij te sturen en belangrijke besluiten te nemen. Met behulp van obeya kan dit gerealiseerd worden.
Een wendbare organisatie wordt alleen gerealiseerd als informatie snel door de organisatie stroomt en de besluitvorming van hoge kwaliteit is. Door goede en tijdige besluitvorming wordt vorkomen dat er op beslissingen teruggekomen moet worden. En een kort cyclische overlegstructuur zorgt ervoor dat teams sneller ontdekken of de genomen besluiten het gewenste effect hebben.
De dynamiek in een obeya is open, eerlijk en direct en vormt zo een ‘safe space’ voor besluitvorming. Hierdoor helpt een obeya organisaties, management- en/of programmateams om:
- Snel tot de kern te komen over de onderwerpen die op dat moment een besluit of actie vragen.
- Gedegen en complete besluiten te nemen.
Het inrichten van een obeya geeft organisaties de kwaliteit en snelheid van besluitvorming die nodig is voor een continu verbeterende en lerende organisatie.
Wat is obeya?
Al zoekend op internet vind je vaak terug dat obeya in het Japans “grote kamer” betekent en waar met visueel management besluitvorming plaatsvindt. Dat is waar en tegelijkertijd wat kort door de bocht. Obeya gaat behalve de ruimte ook vooral over samenwerken, dat maakt de sfeer en de intenties van iedereen belangrijker dan de informatie. Het dient als een centrale plek waar teamleden en belanghebbenden uit verschillende afdelingen en niveaus binnen een organisatie kunnen samenkomen. En waar zij gezamenlijk aan uitdagingen werken en duurzame besluiten nemen.
De voordelen van een obeya zijn:
- Gemeenschappelijke duidelijkheid over de strategie en welke doelen behaald moeten worden om de strategie te realiseren.
- In een oogopslag inzicht in de voortgang van het werk en eventuele knelpunten die de voortgang belemmeren.
- Direct focus op de besluiten die genomen moeten worden om op koers te blijven.
- Effectieve besluitvorming door visuele en complete informatie.
- Betere samenwerking tussen teams op basis van volledige transparantie.
- Versnellen van kennisdeling en gezamenlijk leren.
Wil je een uitgebreide uitleg over obeya, lees dan hier het artikel ‘Wat is obeya?‘
11 obeya-principes
De Obeya association heeft als doel obeya als methode wereldwijd bekend te maken. Zij hebben 11 principes opgesteld welke als leidraad dienen voor alles wat met obeya te maken heeft. De principes zijn onderverdeeld in 4 kwadranten:
1. Mensen komen samen in de Obeya om – respectvol – te zien, te leren en te handelen op basis van cruciale informatie.
2. Mensen zijn gepassioneerd en bevlogen om een bijdrage te leveren aan continu verbeteren en zijn bereid obstakels weg te nemen die gaandeweg ontdekt worden.
3. In de obeya communiceren we helder over ons bestaansrecht.
4. Het bestaansrecht is duidelijk verbonden aan de strategie door middel van betekenisvolle doelen.
5. De obeya verbindt onze strategie aan executie met een zichtbare focus op klant- waarde en ervaring.
6. De meetings in de obeya hebben een ritmiek die gesynchroniseerd is met operationele hartslag van de organisatie.
7. Visualisaties in de obeya geven richting aan logische en praktische informatie- en gespreksstroom.
8. De obeya geeft een goede weerspiegeling van de de werkstroom, van begin tot eind.
9. De obeya is een praktische en aantrekkelijke ruimte, in de nabijheid van de werkvloer.
10. In de obeya gebruiken we analytisch gestuurd bewijs om besluiten te nemen.
11. Data-eigenaren zorgen ervoor dat data eenvoudig te begrijpen is, direct beschikbaar, up to date en visueel aantrekkelijk is.
Obeya draagt bij aan eigenaarschap binnen een organisatie. Het is een goede methode voor managers om de focus te houden op gestelde doelen en om elkaar te informeren over de status van de uiteenlopende onderwerpen verbonden aan de doelen. Ook draagt het bij aan gedragenheid omdat je met elkaar weloverwogen keuzes maakt waar bijsturing nodig is.Vivian Buis, financieel advieskantoor VKG
Een goede inrichting van een obeya
Binnen een goed ingerichte obeya volgt de visuele informatie het werkproces. Een obeya helpt om complexe processen te versimpelen en snel inzicht te krijgen in mogelijke knelpunten. Waar bij fysieke processen vaak gewerkt wordt met Kanban om flow te realiseren, is het voor complexe projecten of diensten van belang om de – vaak digitale – processen te visualiseren. Een obeya helpt bij het visualiseren van het werk en het inspecteren van flow.
De bovenstaande afbeelding is een voorbeeldinrichting voor een obeya waarin de PDCA-cyclus gevolgd wordt. Hierin komen strategische verbeteringen en operationele stabiliteit samen.
Het belang van data (en ook niet)
Snelle beslissingen zijn alleen mogelijk als we snel tot de kern kunnen komen. Hierbij is juiste en valide data onmisbaar. We willen juist voorkomen dat het gesprek gaat over de juistheid van de data. Daarom is het belangrijk om voldoende tijd te nemen om gezamenlijk een obeya te bouwen, waarbij de nodige hulp op het gebied van dashboarding wordt ingeschakeld om te zorgen voor juiste en visueel aantrekkelijke data. Let wel op; een veel gemaakte is om met elkaar te blijven hangen in het perfectioneren van de data voordat er begonnen wordt met obeya. Uiteindelijk is het principe van ‘learning by doing’ leidend.
Visualisatie en weergave van informatie in een obeya is op basis van de volgende principes:
- De informatie geeft medewerkers helder inzicht in de visie en de doelen van de organisatie.
- De informatie geeft de flow van het werk weer en biedt de mogelijkheid om knelpunten te identificeren.
- De informatie biedt in één oogopslag inzicht in de prestatie van de organisatie.
- De informatie creëert een overzicht van de verbeteringen die lopen om op koers te komen of te blijven.
- De informatie maakt duidelijk wat er van eenieder verwacht wordt.
Koppeling aan de strategie
Iedereen die een obeya binnenloopt heeft direct helder voor ogen wat de strategische ambitie is. Dit geeft richting aan de gesprekken die gevoerd worden en de acties die bedacht worden. Alles moet in lijn zijn met de strategie. Een team of organisatie zonder helder doel is een stuurloos schip en dat heeft tot gevolg dat er veel ruis in de organisatie ontstaat. Er worden initiatieven gestart die goed lijken maar afleiden van de strategische koers. Vaak worden er veel gesprekken gevoerd over wat er gedaan zou moeten worden, maar wordt er helaas minder energie gestoken in nuttige dingen doen.
Organisaties worstelen vaak met het duidelijk communiceren van de strategische richting. Door deze te visualiseren en er regelmatig een gesprek over voeren helpt om koers te houden op strategische en tactische doelen. Hang daarom in iedere obeya de strategie op en maak duidelijk hoe het overleg bij gaat dragen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.
Visualiseer de flow van het werk
Binnen Lean wordt vaak gesproken over ‘go and see’ of Gemba. Gemba betekent echte plek waar het werkelijk gebeurt. In complexe en digitale omgevingen is dat alleen niet zo eenvoudig, zeker niet wanneer meerdere teams afhankelijk van elkaar zijn om waarde te leveren. Hierdoor is het niet zo eenvoudig om ‘op de werkvloer’ knelpunten te ontdekken. Een goed ingerichte obeya helpt hierbij door een heldere visualisatie van het werk, ook voor complexe en digitale omgevingen. Je kunt hierbij denken aan een portfolio-overzicht van de projecten die lopen of een werkproces gevisualiseerd met Kanban.
In 7 stappen naar een goede obeya
De inrichting en het gebruik van een obeya is iets wat gaandeweg groeit, het evolueert. Het is daarom zaak om zo snel mogelijk te starten en ieder moment te gebruiken om de ruimte en routines met elkaar te verbeteren. Via onderstaand stappenplan zorg je voor een goede voorbereiding en creëer je tegelijkertijd de ruimte om met elkaar te groeien en te leren:
- Begrijp met elkaar het gemeenschappelijk doel en de principes van obeya.
- Definieer de doelen van het werk en de prestatie-indicatoren die hierbij horen.
- Ontwerp de ruimte en visualiseer het werk.
- Verzamel de juiste gegevens die een goede start vormen voor de obeya.
- Bepaal de overlegritmiek en definieer de verschillende overlegroutines.
- Doe een kick-off met het team en begin met oefenen van de routines.
- Aan de slag met continu verbeteren van het gesprek en de inhoud van de obeya
Obeya is een krachtig middel dat goed past bij bedrijven die geloven dat besluitvorming laag in de organisatie plaats kan vinden en informatie snel en eerlijk moet stromen om wendbaar te zijn. Wil je beginnen met visual management en obeya? Bedenk je dan:
- Wees transparant – ook over je eigen twijfels
- Speed over perfection – begin gewoon
- Blijf leren – houd de principes in de gaten
Aan de slag met obeya binnen 2 dagen
Snel een werkende obeya voor jouw team, afdeling of organisatie? Wij hebben een aanpak ontwikkeld waarmee we in 2 dagen zorgen dat de medewerkers de principes begrijpen, de ruimte is ingericht en jullie al starten met obeya. Hiervoor maken we gebruik van een intensief dagprogramma en onze werkende templates. Na deze 2 dagen is het team dus direct op gang.
Richten en inrichten (dag 1)
- Begrijpen en doorleven van de 11 principes.
- Doel van jouw obeya bepalen.
- Inrichting muren eerste versie.
- Bepalen en verzamelen van de gegevens voor een goede start (deels tussen dag 1 en 2).
Bouwen en doen (dag 2)
- Overlegritmiek en agenda’s bepalen.
- Verder bouwen aan de ruimte.
- Oefenen met de overlegroutines.
- Teamafspraken maken voor volgende meeting.
Wil je hier meer over weten? Of wil je gewoon even sparren over het toepassen van obeya? Neem dan contact met ons op via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl. Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Vul dan onderstaand formulier in.