In de rubriek ‘De trainer aan het woord’ gaan we in gesprek met UPD-trainers over hun ervaringen in de praktijk. In deze editie spreken we met Martin de Ruiter, trainer en facilitator bij UPD. Hij begeleidde onlangs een interactieve sessie bij een grote fusieschool in de mbo-sector, waarin de introductie van Lean op de ondersteunende diensten werd ondersteund met een aanpak die veel meer raakt dan alleen processen: regietheater, dialoog en gedragsreflectie.
Wat gebeurt er nu eigenlijk tijdens een interventie? Wat leeft er bij deelnemers? En hoe komen verandering, gedrag en werkplezier samen?
Van systeemverandering naar gedragsverandering
De case van de betreffende mbo-instelling: een fusie met een andere MBO-instelling en herstructurering van verschillende afdelingen. Zo werd o.a. de studentenadministratie, examinering en roostering samengevoegd op de afdeling Onderwijslogistiek. Het gevolg? Systemen komen samen, werkwijzen botsen en eigenaarschap verschuift.
“De verandering raakt mensen direct,” vertelt Martin. “Docenten moeten bijvoorbeeld verantwoordelijkheid overdragen aan studenten. Dat klinkt efficiënt, maar raakt de kern van hoe mensen grip ervaren in hun werk.”
Deels gaat het om processen, maar vooral ook om gedrag en onderlinge samenwerking. En dát vraagt om een aanpak die voorbij de PowerPoint gaat.
Regietheater als opening van het gesprek
Om het gesprek op gang te brengen, kozen Martin en zijn collega’s voor regietheater. Geen statische uitleg over Lean, maar scènes gebaseerd op échte werksituaties, opgehaald via interviews met medewerkers.
“We brengen herkenbare situaties op het podium. Een scène over roostering, over verantwoordelijkheid loslaten, of over collega’s die elkaar niet aanspreken. Mensen zien zichzelf. Ze lachen, voelen zich betrapt of juist gesterkt. Dan gebeurt er iets.”
Elke scène wordt nagespeeld en besproken met de zaal. En dat is niet vrijblijvend.
“We laten deelnemers letterlijk ‘staan’ voor hun mening: ga maar bij de persoon staan met wie jij je het meest identificeert. Daarna bespreken we: wat zag je? Wat raakte je? En wat betekent dit voor jou?”
De leiding reageert op wat leeft
Wat deze aanpak bijzonder maakt, is dat niet alleen de medewerkers, maar ook de leidinggevenden actief meedoen. Niet met een vooraf uitgeschreven praatje, maar door te reageren op wat ze zíen en horen in de zaal.
“We vragen: wat hoor je als leidinggevende nu? Waar zit spanning, waar zit weerstand? En wat doe je daarmee? Dat maakt het gesprek open en gelijkwaardig.”
Door regietheater ontstaat ruimte voor eerlijkheid. Mensen durven zich uit te spreken, twijfels te delen én vragen te stellen over wat er van hen verwacht wordt.
Lean als middel, niet als doel
Hoewel Lean centraal stond in de sessie, ging het vooral over het bewustzijn van waarom deze methodiek wordt ingezet en hoe die aansluit bij de praktijk van mensen.
“Mensen zeiden na afloop: ‘Ik begrijp nu beter wat Lean is. Ik zie waarom we dit doen. En ik heb zin om hier samen stappen in te zetten.’”
Voor veel deelnemers was het de eerste keer dat ze zo actief betrokken werden bij de ‘waarom’ van een veranderproces. Dat zorgde voor herkenning, ontspanning én motivatie.
“We kregen terug: ik heb m’n zorgen kunnen uiten. En ik heb daar ook antwoord op gekregen.”
Reflecteren in actie
Een terugkerend element in de sessie is wat Martin noemt: reflecteren in actie. Niet achteraf analyseren, maar tijdens het handelen stilstaan bij gedrag.
“We zijn allemaal defensieve wezens. We houden ons in, rationaliseren, zeggen niets om de boel niet op scherp te zetten. Maar dat gedrag belemmert juist de samenwerking. In de sessie maken we dat zichtbaar – en bespreekbaar.”
Het doel is niet om mensen te veranderen, maar om ze bewust te maken van patronen. En dat leidt tot verrassende inzichten.
Drie woorden die de dag samenvatten?
“Uitwisseling. Plezier. Inhoud.”
“Want het is niet alleen serieus. We lachen veel. Maar we gaan ook de diepte in. Het gesprek wordt gevoerd. En dat maakt het waardevol.”
Meer weten?
De ervaring van Martin laat zien dat verandering pas echt in beweging komt wanneer je gedrag, dialoog en betrokkenheid centraal durft te stellen. Of het nu gaat om het introduceren van Lean, het versterken van eigenaarschap of het bespreekbaar maken van weerstand – de sleutel ligt in het betrekken van mensen bij het proces. Met regietheater open je op speelse wijze moeilijk bespreekbare thema’s. Denk je dat regietheater iets voor jouw organisatie is? Neem dan contact met ons op en ontvang vrijblijvend advies via tel. 020 345 3015 of stuur een mail naar contact@upd.nl.
Bekijk de training ‘Omgaan met Weerstand’