Volwassenheidsscan – Continu verbeteren

Aan de hand van ons volwassenheidsmodel geven we organisaties inzicht in de huidige status van continu verbeteren binnen de organisatie. Dit inzicht creëren we door middel van de volwassenheidsscan. Met deze scan bekijken we de organisatie – en huidige cultuur van continu verbeteren – langs de elementen die het succes van de transformatie bepalen; Organisatie, Strategie, Processen en Mensen.

De uitkomst van deze scan is een helder overzicht van de volwassenheid van de organisatie op alle elementen en de onderdelen die daarbij horen. Vervolgens worden de logische vervolgstappen bepaald, die nodig zijn om continu verbeteren binnen de organisatie naar een hoger niveau te brengen.

Volwassenheidsmodel

Hoewel iedere organisatie uniek is, zijn de elementen die leiden tot een succesvolle transformatie naar een cultuur van continu verbeteren wel voor iedere organisatie gelijk. De term ‘transformatie’ klinkt wellicht groot en ingrijpend, het is echter geen plotselinge verandering. Het is eerder een reis waarbij de huidige werkwijzen en gedragingen geleidelijk worden heroverwogen en aangepast totdat de nieuwe cultuur in het DNA van de organisatie is verankerd. Om inzicht te krijgen in te krijgen in de voortgang van deze reis hebben we het volwassenheidsmodel ontwikkeld.

Het volwassenheidsmodel kent 5 fasen; van een reactieve organisatie naar een organisatie die continu verbeteren en verandering heeft opgenomen in het DNA. Het model is opgebouwd uit de elementen die leiden tot een succesvolle transformatie. Door de huidige situatie van continu verbeteren binnen de organisatie weer te geven binnen het volwassenheidsmodel ontstaat een duidelijk beeld van de focusgebieden – en bijbehorende prioriteiten – die de organisatie helpen om een volgende stap te maken. Dit beeld creëren we met behulp van de volwassenheidsscan.

Van inzicht naar verbetering en verandering

De volwassenheidsscan geeft inzicht in de huidige status van de volwassenheid van continu verbeteren binnen de organisatie. De uitkomst van de scan is geen waardeoordeel, het is niet goed of slecht. Het volwassenheidsmodel is een ontwikkelmodel en de volwassenheidsscan biedt de handvatten om deze ontwikkeling te maken. Inzicht is namelijk waardeloos als we dit niet om kunnen zetten in verandering en verbetering.

Na het uitvoeren van de scan laten we zien hoe de organisatie er voor staat op alle relevante facetten en die kunnen qua volwassenheid onderling flink verschillen. Zo zien we vaak organisaties die zelfsturing stimuleren bij teams (fase 5 van het model) terwijl de besluitvorming binnen de organisatie nog via een strikte hiërarchische structuur verloopt (fase 2 van het model). In de praktijk geeft het uitvoeren van de volwassenheidsscan regelmatig antwoord op ‘Waarom lukt het ons niet….?’-vragen. Onderstaande spiderdiagram – hoewel fictief – geeft een goed beeld van hoe de verschillende facetten van continu verbeteren binnen een organisatie flink kunnen verschillen op het gebied van volwassenheid:

Aanpak en doorlooptijd van de volwassenheidsscan

Het uitvoeren van de scan verloopt volgens een gestructureerd proces waarbij we stapsgewijs de nodige informatie verzamelen om een compleet beeld te vormen. Hierbij doorlopen we gezamenlijk de volgende stappen:

1. Focus interviews met leidinggevenden en directie.
2. Enquête onder medewerkers, leidinggevenden en directie.
3. Werkvloerbezoek op relevante afdelingen.
4. Analyse en bespreking van de resultaten.
5. Maken van het plan van aanpak.

De doorlooptijd is doorgaans 2-3 weken vanaf de start. We zetten de volwassenheidsscan bij verschillende opdrachtgevers meerdere keren per jaar in. De scan vormt dan niet alleen de nulmeting maar ook de 1-meting en 2-meting. Hierdoor ontstaat een film van de verbeterreis die de organisatie doormaakt en de mijlpalen die bereikt worden.