Verandering en transformatie. Zo op het eerste gezicht lijken deze termen vrijwel hetzelfde te betekenen. En ja, er zijn overeenkomsten. Maar ook cruciale verschillen, zeker binnen de Lean filosofie, waarin je ze zou kunnen zien als een Lean methode om iets te bewerkstelligen.
Een Lean verandering richt zich veelal op het elimineren van verspillingen in de bestaande situatie, terwijl Lean transformaties tot stand komen vanuit aangepaste overtuigingen. Dit maakt Lean transformaties totaal en onomkeerbaar. Verwarrend? Dat valt wel mee!
In de afgelopen jaren is ‘transformatie’ het nieuwe modewoord geworden. Het oude en vertrouwde woord ‘verandering’ voldeed niet meer aan de eisen. Binnen Lean Management worden deze termen naar hartenlust door elkaar gebruikt. Maar, bedoelt men dan dezelfde Lean methode? Theoretisch niet. Zoek je ‘verandering’ op in een woordenboek, dan wordt het beschreven als ‘wijzigen.’ ‘Transformatie’ daarentegen, wordt gedefinieerd als ‘omvorming’ of ‘gedaanteverandering.’ Tja, dit toont natuurlijk veel gelijkenis en de resultaten kunnen er precies hetzelfde uitzien voor een externe waarnemer. Dus, wat is het dan het verschil? En waarom is dat belangrijk?
“Lean verandering gaat uit van de heersende normen”
Lean methode: verandering
Een Lean verandering is een Lean methode die uitgaat van de heersende normen. Wat er al is, wordt verbeterd. De Lean gereedschapskist wordt open getrokken en de juiste Lean technieken worden ingezet. Lean veranderingen kunnen klein en stapsgewijs zijn of groot en complex. Maar elke stap, klein of groot, is er een die continu gemonitord en onderhouden moet worden. Je implementeert geen verandering om vervolgens maar te hopen dat het goed gaat (alhoewel, sommige organisaties wel zo te werk gaan…). Elk proces heeft een proceseigenaar en bijbehorende KPI’s en draait om continue verbeteringen volgens de PDCA-cyclus. Bewuste aandacht is vereist om het gewenste resultaat te bereiken en om het standaard werk te handhaven. Gemba (Japans voor ‘echte plaats’) verslechtert als er geen aandacht meer voor is. Dat is de reden waarom de Gemba altijd onderhouden en verbeterd moet worden. Hier wordt veelal veel te licht over gedacht.
Lean methode: transformatie
De Lean methode waarbij transformatie centraal staat, werkt niet op basis van de bestaande normen, maar op basis van de principes van het Lean gedachtegoed. Een Lean transformatie betekent een interne fundamentele verandering in het geloof en de overtuigingen van de bedrijfsvoering van de organisatie. Een Lean transformatie is altijd totaal, beslaat de gehele organisatie (van de CEO tot de receptionist) en is onomkeerbaar.
Bij een Lean transformatie is er geen externe invloed nodig om de veranderingen te handhaven of te onderhouden. Vanwege de fundamentele aard van een Lean transformatie is het resultaat permanent.
“Lean transformatie werkt op basis van de principes van het Lean gedachtegoed”
Dus…
Lean verandering gaat uit van de heersende normen, waarbij Lean transformatie werkt op basis van de principes van het Lean gedachtegoed. Nog wat te abstract voor je? Laat ik een voorbeeld geven. Een paar jaar geleden werden we gevraagd om een fabriek te helpen die veel problemen had met storingen op hun machines. De business units waren ongelukkig en het management had al twee keer eerder een Lean veranderingsprogramma ingezet om de stilstand op de machines te verminderen. Zonder succes. Welke Lean methode is hier op zijn plaats? Uiteindelijk lukte het, door met de productieteams aan te slag te gaan vanuit het standpunt van een Lean transformatie, de stilstand op de machines binnen een half jaar met meer dan 90 procent te reduceren. Belangrijker nog: ze waren weer ‘in control’ en er heerste rust op de Gemba.
What’s the difference?
Wat hebben we dan anders gedaan? Toen we voor het eerst kennis maakten met de productieteams, zagen we een enorme passie om de planning te halen. Echter, doordat de machines zoveel storingen hadden, waren de medewerkers genoodzaakt om iedere keer op te treden als ‘brandweermannen’. Deze situaties doofden echter niet alleen de brandjes, maar ook hun motivatie. Wij lieten ze inzien dat het voorkomen van die brandjes, de enige manier is waarop ze de planning konden halen. Dus, ze moesten van continu brandjes blussen naar brandpreventie!
We creëerden bij hen de overtuiging die ze nodig hadden om de stilstanden te verminderen, met als gewenste resultaat het halen van de planning. In de eerdere twee pogingen waren er wel Lean technieken toegepast en procedures veranderd, maar de fundamentele overtuigingen van de medewerkers bleven onaangeroerd. Wat was die fundamentele overtuiging? “Als je de planning wilt halen, moet je een hele goede brandweerman zijn.” De twee veranderprogramma’s hadden gefaald, waar het transformatieprogramma was geslaagd!
Denk dus goed na alvorens je begint met je volgende Lean verbetering. Volstaat een Lean verandering? Of is meer nodig dan een goed gebruik van de gereedschapskist? Zoja, welke overtuiging(en) moet ik eerst veranderen bij mijn mensen, alvorens we beginnen met het verbeteren van de processen?