De 5 Why’s methode is een beproefd hulpmiddel binnen Lean en continu verbeteren. De kracht van deze methode? Door simpelweg vijf keer ‘waarom?’ te vragen, graaf je door symptomen heen naar de bronoorzaak van een probleem. Dat maakt het een bijzonder waardevolle techniek voor teams die met procesverbetering aan de slag willen.
Wat is de 5x waarom methode?
De 5x waarom methode (of 5 Why’s) is een techniek waarmee je op een gestructureerde manier achter de kernoorzaak van een probleem probeert te komen. In plaats van te blijven hangen bij wat er gebeurt, zoek je naar waarom het gebeurt. En waarom dat gebeurt. En zo verder, meestal tot vijf keer toe. Het uitgangspunt is simpel: als je een probleem daadwerkelijk wilt oplossen, moet je bij de bron beginnen.
Stel: een klant ontvangt een verkeerde bestelling.Waarom? Omdat het verkeerde artikel is ingepakt.
Waarom? Omdat de medewerker afging op een foutieve pakbon.
Waarom? Omdat het artikelnummer in het systeem niet overeenkomt met de voorraadlijst.
Enzovoort. Door door te vragen, ga je van symptomen naar oorzaken. En alleen als je die laatste aanpakt, voorkom je dat het probleem terugkeert.
Waar komt de 5x waarom methode vandaan?
De methode werd ontwikkeld door Sakichi Toyoda, een van de grondleggers van Toyota. Binnen het Toyota Production System werd ‘5 keer waarom vragen’ een kernprincipe bij probleemoplossing. Niet als rigide format, maar als manier van denken: neem niet zomaar genoegen met de eerste verklaring, maar blijf kritisch doorvragen.
In Lean organisaties is de 5 Why’s methode inmiddels een vast onderdeel van root cause analysis (oorzaakanalyse), bijvoorbeeld binnen de PDCA-cyclus of tijdens Kaizen-events. De methode sluit perfect aan bij het streven naar continue verbetering: klein beginnen, diep graven, duurzaam oplossen.
Hoe pas je de 5 Why’s methode toe?
De methode werkt het beste in een kleine groep, bij voorkeur met mensen die direct betrokken zijn bij het proces waarin het probleem zich voordoet. Je start met een heldere probleemdefinitie en doorloopt dan stapsgewijs de ‘waarom-vragen’. Het doel is niet om iemand de schuld te geven, maar om samen te zoeken naar systeemfouten, onduidelijkheden of structurele oorzaken.
Een goede toepassing vraagt om een open houding en nieuwsgierigheid. Soms zijn vijf ‘waaroms’ niet genoeg en soms kom je al na drie vragen tot de kern. De methode is geen invuloefening, maar een hulpmiddel om systematisch te denken.
Praktijkvoorbeeld: wachttijden bij de klantenservice
Stel: klanten moeten langer dan 5 minuten wachten aan de telefoon.
- Waarom? Omdat er te weinig medewerkers zijn.
- Waarom? Omdat twee teamleden ziek zijn.
- Waarom? Omdat er geen back-up beschikbaar is bij afwezigheid.
- Waarom? Omdat er geen standaard bezettingsplan is.
- Waarom? Omdat dit nooit structureel is ingericht.
De echte oorzaak is dus niet het ziekteverzuim zelf, maar het ontbreken van een robuust capaciteitsplan. De oplossing zit daarmee niet in tijdelijke inzet, maar in procesontwerp.
Veelgemaakte valkuilen (en hoe je ze voorkomt)
Toch is de methode niet zonder risico. Een veelgemaakte fout is dat men de ‘waaroms’ te snel invult of baseert op aannames. Of dat de vraag wordt beantwoord vanuit ‘wie’ in plaats van ‘wat’, waardoor het snel een schuldvraag wordt. Zorg daarom voor goede begeleiding, neem de tijd voor de analyse en documenteer de uitkomsten zorgvuldig.
Het is ook belangrijk om kritisch te kijken of je echt bij de kern bent beland. Soms leidt de vijfde waarom naar een abstract of vaag antwoord. In dat geval heb je onderweg wellicht een stap gemist of een te brede insteek gekozen. De kracht van deze methode zit in de eenvoud: je hebt geen complexe software of modellen nodig, alleen een open blik en de juiste vragen. Het helpt teams om patronen te herkennen, samen oorzaken te achterhalen en eigenaarschap te creëren. Daarnaast voorkomt het dat je blijft hangen in symptoombestrijding: je werkt aan duurzame verbetering.
De 5 Why’s methode als onderdeel van Lean
De 5 Why’s methode komt terug in al onze Lean opleidingen bij UPD. Je leert niet alleen de techniek, maar ook wanneer je hem inzet, hoe je hem combineert met andere analyse-tools (zoals het Ishikawa-diagram of SIPOC) en hoe je de uitkomsten vertaalt naar concrete verbeteracties. Daarmee vormt deze methode een belangrijk fundament voor iedereen die werkt aan procesverbetering of kwaliteitszorg.
Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze opleidingen, waaronder de Lean Green Belt, Lean Black Belt en Yellow Belt. Of neem contact op voor persoonlijk advies.