De PDCA-cyclus is al decennia oud, maar relevanter dan ooit. Organisaties gebruiken deze kwaliteitscirkel om verbeteringen te borgen, processen te optimaliseren en blijvend resultaat te boeken. We leggen uit wat de PDCA-cyclus is, waar deze vandaan komt en hoe je hem effectief toepast in de praktijk. Inclusief een voorbeeld uit het onderwijs.
Wat is de PDCA-cyclus?
PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act. Het is een cyclisch model dat organisaties helpt om gestructureerd te verbeteren. De PDCA-cyclus wordt ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd en is een essentieel hulpmiddel binnen Lean Management, kwaliteitszorg en procesverbetering.
De kracht van de PDCA-cyclus zit in de eenvoud: je plant een verbetering, voert deze uit, controleert het effect en stelt bij. Vervolgens begin je opnieuw, waardoor continu verbeteren in gang wordt gezet.
Waar komt de PDCA-cyclus vandaan?
Hoewel de cyclus vaak wordt toegeschreven aan William Deming, was hij zelf duidelijk over de oorsprong: het gedachtegoed komt van Walter Shewhart. Deming werkte het model verder uit en publiceerde het in 1993. Sindsdien wordt de PDCA-cyclus wereldwijd toegepast in allerlei sectoren, van industrie en zorg tot onderwijs en overheid.
De vier stappen van de PDCA-cyclus
- Plan: Analyseer het probleem, formuleer verbeterdoelen en maak een concreet plan van aanpak.
- Do: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde setting of als experiment.
- Check: Evalueer het resultaat. Werkt de verandering zoals bedoeld? Wat gaat goed en wat kan beter?
- Act: Stel bij waar nodig, of implementeer de verbetering als nieuwe standaard.
Door deze cyclus steeds opnieuw te doorlopen, ontstaat een cultuur van continu verbeteren.
De PDCA-cyclus in de praktijk: acht stappen binnen Lean
Binnen Lean is de PDCA-cyclus de ruggengraat van verbetertrajecten. De vier fasen worden hier vaak vertaald naar acht concrete stappen:
- Probleemstelling formuleren (Plan): Gebruik bijvoorbeeld de ‘5x waarom’-methode om tot de kern te komen.
- Huidige situatie analyseren (Plan): Visualiseer processen met tools als Value Stream Mapping.
- Doelstelling bepalen (Plan): Maak deze SMART en afgestemd op de organisatiebehoefte.
- Oorzaakanalyse uitvoeren (Plan): Denk aan technieken zoals het Ishikawa-diagram.
- Tegenmaatregelen bedenken (Plan): Kies interventies die oorzaken wegnemen.
- Experimenteren (Do): Start met het testen van oplossingen. Snelheid boven perfectie.
- Resultaten meten (Check): Vergelijk met de uitgangssituatie en doelstellingen.
- Standaardiseren (Act): Maak van een succesvolle verbetering de nieuwe norm.
Voorbeeld uit het onderwijs: ROC Leiden
Bij ROC Leiden werd de PDCA-cyclus ingezet om de uitval van studenten te verminderen. Samen met UPD identificeerde een werkgroep tientallen mogelijke oorzaken, die geprioriteerd en geclusterd werden. Vervolgens werden verbeteracties geformuleerd en gekoppeld aan concrete teamdoelen.
Met behulp van actielijsten, visuele planningen en regelmatige evaluaties ontstond er een verbetercultuur. Het resultaat? Meer overzicht, eigenaarschap en motivatie in het team. De cyclus werd enthousiast omarmd als houvast voor samenwerking en ontwikkeling.
Met behulp van actielijsten, visuele planningen en regelmatige evaluaties ontstond er een verbetercultuur. Het resultaat? Meer overzicht, eigenaarschap en motivatie in het team. De cyclus werd enthousiast omarmd als houvast voor samenwerking en ontwikkeling.
Waarom werkt de PDCA-cyclus zo goed?
- De cyclus is eenvoudig én krachtig
- Iedereen binnen de organisatie kan ermee werken
- Veranderingen worden klein en beheersbaar gehouden
- De nadruk ligt op leren en bijsturen
De PDCA-cyclus helpt je om problemen niet eenmalig, maar blijvend aan te pakken. Of je nu werkt aan klanttevredenheid, procesoptimalisatie of teamontwikkeling, met deze methode werk je structureel aan verbetering.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Te snel starten zonder heldere planfase
- Geen duidelijke meetmomenten in de Check-fase
- Te weinig opvolging of borging in de Act-fase
- Geen betrokkenheid van het team bij het proces
Door bewust tijd te nemen voor elke stap, benut je de volledige kracht van de PDCA-cyclus.
Zelf aan de slag met de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus vormt de basis van al onze Lean opleidingen. Je leert niet alleen hoe het model werkt, maar vooral hoe je het inzet voor echte impact in jouw organisatie. De PDCA-cyclus vormt de kern van onze Lean opleidingen bij UPD, waaronder de Orange Belt, Green Belt en Black Belt in Lean.
Meer weten? Bekijk onze Lean opleidingen of neem contact op voor persoonlijk advies.