Internationaal groeien biedt nieuwe kansen om kennis en expertise over landsgrenzen heen te benutten. Voor Infinitas Learning, de internationale holding achter onder meer Noordhoff, Plantyn en Liber, betekent dat ook steeds vaker samen kijken naar de manier waarop het werk is georganiseerd.
De landen hebben ieder hun eigen geschiedenis, klanten en werkwijzen. Binnen het harmonisatieprogramma onderzoekt Infinitas Learning waar processen slimmer op elkaar kunnen aansluiten en waar lokale verschillen juist waardevol blijven. De ambitie is helder: als groep efficiënter werken, kwaliteit en schaalbaarheid vergroten en gezamenlijk de bedrijfsdoelen realiseren.
Samen ontwerpen in driedaagse bootcamps
Infinitas Learning koos samen met UPD voor een serie driedaagse bootcamps.
Proceseigenaren en experts uit Nederland, België en Zweden kwamen fysiek bij elkaar rond verschillende bedrijfsprocessen, onder andere op het gebied van contractmanagement, logistiek, operations en finance.
In aanloop naar de bootcamp worden als voorbereiding bestaande processen in een vergelijkbaar format gebracht en deelnemers verzamelen relevante procesinformatie. Zo kan de groep vanaf de eerste ochtend direct de inhoud in. De processen hangen fysiek naast elkaar aan de muur en worden stap voor stap besproken: waar zijn ze identiek of vergelijkbaar, waar verschillen ze en wat is daar de reden voor?
Aan de wand hangen drie versies van hetzelfde bedrijfsproces. Eén uit Nederland, één uit België en één uit Zweden. In drie dagen werkt het team toe naar één gezamenlijk proces.
De combinatie van inhoudelijke experts, beschikbare data en een strak gefaciliteerd programma creëert een pressure cooker waarin in korte tijd veel voortgang geboekt wordt. De mensen die het proces kennen, zitten samen in één ruimte en wisselen informatie uit, zodat er direct stappen richting de toekomstige werkwijze gezet worden.
Van huidige naar gezamenlijke toekomstige werkwijze
Op de eerste dag ontstaat een gedeeld beeld van de huidige werkwijzen en het verbeterpotentieel. Door de inhoud te combineren met kennis van Lean, leren de deelnemers te kijken naar flow, klantwaarde, variatie, standaarden en verspilling en passen die inzichten direct toe op hun eigen processen.
Op dag twee ontwerpt de groep de toekomstige werkwijze waarbij de klantwaarde centraal staat. Het gezamenlijke bedrijfsbelang vormt het vertrekpunt. Sterke elementen uit de verschillende landen worden gecombineerd en onnodige stappen of variatie worden ter discussie gesteld. Daarbij geldt een belangrijk ontwerpprincipe: eerst het proces, dan de organisatie en vervolgens de systemen die het proces ondersteunen.
Die volgorde helpt om bedrijfsdoelen en gewenste prestaties leidend te houden. De groep bepaalt bewust welke onderdelen gezamenlijk kunnen worden ingericht en waar lokale variatie nodig blijft, bijvoorbeeld vanwege wetgeving, klanten of ketenpartners.
“In de workshop ontstond veel begrip voor elkaars proces en werkwijze. Door toepassing van de aanpak en de ontwerpprincipes werden de deelnemers het verrassend vaak eens over het gewenste proces.”
Bernard van der Lelie, Head of Commercial & Backoffice Operations, Infinitas Learning
Snel naar overeenstemming en uitvoering
Juist de snelheid waarmee alignment ontstond, viel deelnemers op. Collega’s die elkaar vooraf soms nauwelijks kenden, kregen in korte tijd inzicht in elkaars context en argumenten. Die verbinding maakte het mogelijk om de discussie steeds meer vanuit het gezamenlijke belang te voeren. Deelnemers waren achteraf vooral verrast door de snelheid waarmee verbinding en overeenstemming tussen de landen ontstonden.
Op de derde dag wordt de toekomstige werkwijze vertaald naar uitvoering. De teams bepalen welke verbeteringen snel kunnen worden opgepakt, welke onderwerpen meer onderzoek of een businesscase vragen en welke afhankelijkheden er zijn met systemen of andere initiatieven. Acties krijgen eigenaren en de deelnemers presenteren aan het eind van de dag hun aanbevelingen zelf aan het management.
Daarmee levert iedere bootcamp meer op dan een procesontwerp. Er ontstaat een verbeterde samenwerking tussen de teams en een gezamenlijke verbeteragenda met heldere keuzes over richting, prioriteit en eigenaarschap. Na iedere bootcamp pakken de betrokken teams de afgesproken vervolgstappen binnen de organisatie op.
Verbeteren als blijvende vaardigheid
Het programma bouwt tegelijk aan de eigen verbeterkracht van de organisatie. Sommige deelnemers hadden al een Lean Green Belt of Black Belt en brachten veel verbeterervaring mee. Andere teamleden behaalden gedurende de bootcamp hun Orange Belt in Lean.
De kracht zit in de directe toepassing op processen waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn en waarvoor de organisatie betere prestaties wil realiseren. Daarmee ontwikkelen zij vaardigheden die ook bij toekomstige verbeteropgaven inzetbaar zijn.
Procesharmonisatie als groeimotor
De bootcamps hielpen Infinitas Learning om de voordelen van een internationale groep concreet te benutten. Ze brachten kennis uit de verschillende landen samen, verbeterden de processen vanuit end-to-end perspectief en vergrootten het vermogen om gezamenlijk keuzes te maken en resultaten te realiseren. Dat ondersteunt schaalbare werkwijzen, efficiëntere samenwerking en verdere ontwikkeling van Infinitas Learning.
Tegelijk blijft de samenwerking na de bootcamps doorwerken. Collega’s weten elkaar over landsgrenzen heen makkelijker te vinden, spreken meer dezelfde verbetertaal en beschikken over een gezamenlijke aanpak om nieuwe processen te analyseren en te verbeteren.
“De bootcamps hebben de kiem gelegd voor betere en blijvende samenwerking over lands- en organisatiegrenzen heen.”
Bernard van der Lelie, Head of Commercial & Backoffice Operations, Infinitas Learning
Procesharmonisatie is het op elkaar afstemmen van werkwijzen die op verschillende locaties, landen of bedrijfsonderdelen anders zijn gegroeid. Het doel is niet alles gelijk te maken, maar bewust te kiezen: wat richt je gezamenlijk in en waar blijft lokale variatie waardevol? Bij Infinitas Learning ging het om processen in Nederland, België en Zweden, zoals contractmanagement, logistiek, operations en finance.
Op dag één brengen proceseigenaren en experts de huidige werkwijzen en het verbeterpotentieel in beeld, met Lean-principes als flow, klantwaarde, variatie en verspilling. Op dag twee ontwerpen ze samen de toekomstige werkwijze vanuit klantwaarde en het gezamenlijke bedrijfsbelang. Op dag drie vertalen ze dat ontwerp naar uitvoering: acties met eigenaren, prioriteiten en een presentatie aan het management.
Door eerst het gezamenlijke bedrijfsbelang en de klantwaarde leidend te maken. Sterke elementen uit elk land worden gecombineerd en onnodige stappen of variatie gaan ter discussie. Lokale variatie blijft bestaan waar die aantoonbaar nodig is, bijvoorbeeld vanwege wetgeving, klanten of ketenpartners.
Een gezamenlijke verbeteragenda met heldere keuzes over richting, prioriteit en eigenaarschap, en betere samenwerking tussen teams over landsgrenzen heen. Daarnaast bouwen deelnemers verbetervaardigheden op: bij Infinitas Learning behaalden deelnemers tijdens de bootcamp hun Orange Belt in Lean.
Wie met het systeem begint, legt vaak de huidige werkwijze vast, inclusief de verspilling. Door de volgorde proces, organisatie, systemen aan te houden, blijven bedrijfsdoelen en gewenste prestaties leidend. Systemen ondersteunen daarna een werkwijze waarover al overeenstemming is.
Bestaande processen worden vooraf in een vergelijkbaar format gezet en deelnemers verzamelen relevante procesinformatie en data. Zo kan de groep vanaf de eerste ochtend direct inhoudelijk aan de slag.
Wil je processen over landen of vestigingen heen op één lijn brengen?
Peter denkt graag met je mee over procesharmonisatie en hoe je met een bootcamp in korte tijd tot een gezamenlijke werkwijze en verbeteragenda komt. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: contact@upd.nl
Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Vul dan onderstaand formulier in, dan nemen we contact met jou op.
