Al zo’n tien jaar bouwt Woonstichting ’thuis aan een lerende organisatie. Medewerkers bespreken knelpunten in weekstarts en verbeteren samen met onderhoudspartners de dienstverlening aan huurders. Dat levert duidelijkere afspraken, minder herstelwerk en meer begrip voor elkaars werk op. UPD ondersteunt ’thuis als trainingspartner met opleidingen die aansluiten bij wat medewerkers en de organisatie nodig hebben.
‘Het is geen kunstje en geen project.’
Leren om mee te kunnen bewegen
De aanleiding om met continu verbeteren te beginnen, is voor de woningcorporatie nog steeds actueel: grote maatschappelijke opgaven, schaarse middelen en een omgeving die voortdurend verandert. Nazli Thijssen, adviseur Strategie – lerende organisatie: ‘Alles om ons heen verandert snel. Niet alleen de behoeften van de klant. Als organisatie wil je daar zo soepel en flexibel mogelijk in mee kunnen bewegen.’
Lean geeft medewerkers houvast om samen te onderzoeken waar het werk vastloopt en hoe het beter kan. ‘Het zorgt ervoor dat we in kleine stappen werken en echt tot de kern komen’, zegt Nazli. In weekstarts bespreken teams wat ze hebben geleerd en wat de komende week vraagt. Bij fouten zoeken collega’s naar de oorzaak en wat daarvan te leren valt. Die gesprekken zijn inmiddels een vast onderdeel van het werk.
Een opleiding die past
De belangstelling om te leren is groot. Inmiddels hebben ruim honderd medewerkers een Green Belt gevolgd. Dat brengt ook een knelpunt met zich mee: met iedere nieuwe groep starten meerdere grote praktijkopdrachten, die ook tijd vragen van collega’s. ‘Enerzijds wilden we mensen de kans geven om zich te verdiepen. Anderzijds werden we overspoeld met een vraag naar verbetercapaciteit. Daar werd de organisatie onrustig van.’
Met die vraag zoekt Nazli ongeveer twee jaar geleden opnieuw contact met UPD. Samen ontwikkelen ze een maatwerkvariant van de Green Belt. Tijdens vijf trainingsdagen oefenen deelnemers in groepjes met kleine verbeteropdrachten uit hun eigen werk. Steeds wordt er gezocht naar wat kleine verbeteringen kunnen opleveren voor huurders, zoals betere kwaliteit en kortere wachttijden. Ze passen de theorie direct toe en presenteren op een projectenmarkt wat ze hebben geleerd en bereikt. Zo verdiepen medewerkers hun kennis en leren ze die toepassen, zonder dat iedere deelnemer een groot verbeterproject hoeft te starten.
UPD-trainer Stephanie Boosten denkt met Nazli mee over de inhoud en opbouw van de maatwerk-Green Belt en verzorgt de training. Nazli waardeert dat de behoefte van ’thuis centraal staat: ‘Waar hebben jullie behoefte aan, waar moet meer aandacht naartoe en wat mag minder? Daar heeft UPD echt met ons meegedacht.’ Ook helpt UPD bij de ontwikkeling van een interne vervolgopleiding, waarmee ’thuis medewerkers zelf verder kan opleiden in het verbeteren van hun dagelijkse werk.
Een opleiding op maat voor jouw organisatie?
Al onze Lean opleidingen verzorgen we ook incompany. We stemmen de inhoud af op jullie context, zodat deelnemers direct aan de slag kunnen met verbeteringen uit hun eigen werk.
Samen verbeteren in de keten
Ook onderhoudspartners nemen deel aan de trainingen. Stephanie ziet dat dit bij deelnemers meer begrip voor elkaars werk oplevert. Nazli: ‘Je moet dit toch samen doen. Dan moet je ook samen dezelfde taal spreken.’ Wat dat oplevert, zag Nazli in haar eigen verbeterproject. Samen met medewerkers van ’thuis en twee onderhoudspartners onderzocht ze waarom er bij de overdracht van woningen nog werkzaamheden openstaan. Hoe konden ze ervoor zorgen dat een nieuwe huurder de woning in één keer schoon, heel en veilig ontving?
De afspraken stonden in een document van drie à vier pagina’s. ‘Dat kan zo’n vakman natuurlijk niet helemaal doorspitten als hij in de woning staat.’ Vakmensen dachten vervolgens mee over wat voor hen werkbaar is. Samen vertaalden ze de afspraken naar een korte checklist, met bijvoorbeeld een controle op de plaats van rookmelders. Die maakte duidelijk wat er moet gebeuren en hielp herstelwerk, extra bezoeken en telefoontjes achteraf te voorkomen. Door het proces samen te onderzoeken, groeide bovendien het begrip voor waar collega’s in de andere organisaties tegenaan lopen.
Die manier van werken vraagt blijvende aandacht van het management. ’thuis creëerde daarom een eigen functie voor de ontwikkeling van de lerende organisatie. Het MT steunt die aanpak en leidinggevenden vragen Nazli actief om mee te kijken bij hun weekstarts en gesprekken over resultaten. Ze laten daarmee zien dat ook hun eigen manier van werken voor verbetering vatbaar is. Die betrokkenheid is volgens Nazli essentieel: ‘Als je er niet echt achter staat of er niet in gelooft, dan komt het ook niet van de grond.’
Deze werkwijze is blijvend. Ook nu werkt ’thuis met ketenpartners aan betere onderhoudsprocessen. Onlangs behaalden twee collega’s hun Black Belt met verbeterprojecten waarin de hele onderhoudsketen samenwerkte.
Hoe essentieel is leren en verbeteren voor Woonstichting ’thuis? Volgens Nazli onmisbaar: ‘De maatschappelijke opgave is groot. Met beperkte tijd en middelen moet ’thuis haar inzet richten op wat huurders nodig hebben. Dat vraagt om medewerkers die samen onderzoeken of ze de juiste dingen doen en hoe ze hun werk slimmer kunnen organiseren. Zo kan de corporatie haar opdracht blijven vervullen, ook als behoeften en omstandigheden veranderen. We zijn een lerende organisatie omdat dat nodig is om goed te kunnen functioneren in deze maatschappij, met deze opgaven.’
Vragen over een lerende organisatie bij woningcorporaties
Woonstichting ’thuis werkt al zo’n tien jaar aan een lerende organisatie op basis van Lean. Teams bespreken in wekelijkse weekstarts wat ze hebben geleerd en wat de komende week vraagt. Bij fouten zoeken collega’s naar de oorzaak en wat daarvan te leren valt. Volgens Nazli Thijssen, adviseur Strategie - lerende organisatie, is het geen kunstje en geen project, maar een vast onderdeel van het werk.
Ruim honderd medewerkers van ’thuis volgden een Green Belt. Omdat iedere groep meerdere grote praktijkopdrachten startte, ontstond er te veel vraag naar verbetercapaciteit. Samen met UPD ontwikkelde ’thuis daarom een maatwerkvariant: vijf trainingsdagen waarin deelnemers in groepjes werken aan kleine verbeteropdrachten uit hun eigen werk. Ze presenteren hun resultaten op een projectenmarkt, zonder dat iedere deelnemer een groot verbeterproject hoeft te starten.
Bij Woonstichting ’thuis volgen onderhoudspartners dezelfde trainingen als de eigen medewerkers. Zo ontstaat een gedeelde verbetertaal en meer begrip voor elkaars werk. Ook verbeterprojecten worden samen met ketenpartners uitgevoerd. Twee medewerkers behaalden onlangs hun Black Belt met projecten waarin de hele onderhoudsketen samenwerkte.
Woonstichting ’thuis onderzocht samen met twee onderhoudspartners waarom er bij de overdracht van woningen nog werk openstond. De afspraken stonden in een document van drie à vier pagina’s, dat vakmensen in de woning niet kunnen doorlezen. Samen met de vakmensen werden de afspraken vertaald naar een korte checklist, bijvoorbeeld met een controle op de plaats van rookmelders. Dat voorkomt herstelwerk, extra bezoeken en telefoontjes achteraf.
Een lerende organisatie vraagt blijvende aandacht van het management. Woonstichting ’thuis creëerde een eigen functie voor de ontwikkeling van de lerende organisatie, en het MT steunt die aanpak. Leidinggevenden vragen actief om mee te kijken bij hun weekstarts en resultaatgesprekken. Zo laten ze zien dat ook hun eigen manier van werken voor verbetering vatbaar is.
Wil je ook bouwen aan een lerende organisatie?
Peter denkt graag met je mee over continu verbeteren in jouw organisatie, van een opleiding op maat tot verbeteren samen met ketenpartners. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: contact@upd.nl
Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Vul dan onderstaand formulier in, dan nemen we contact met jou op.