Veel organisaties starten een systeemimplementatie of automatiseringstraject met de beste intenties. Maar zonder helder inzicht in hoe processen daadwerkelijk verlopen, bouw je op aannames. Het gevolg: een systeem dat niet aansluit, medewerkers die workarounds bedenken en een investering die niet oplevert wat je had verwacht.
Wij helpen je om processen grondig in kaart te brengen, te vereenvoudigen en implementatiegereed te maken. Zodat je nieuwe systeem straks werkt zoals het bedoeld is.
Het probleem
In de praktijk zien we dat organisaties vol enthousiasme een AI of ERP-implementatie, workflow-automatisering of RPA-traject starten, terwijl de onderliggende processen nog niet op orde zijn. Bestaande inefficiënties, onduidelijke overdrachten en ongedocumenteerde uitzonderingen worden dan mee-geautomatiseerd. Het resultaat: je maakt dezelfde fouten, alleen sneller.
Onze aanpak
We starten altijd vanuit de werkelijke situatie, niet vanuit hoe het proces ooit is beschreven. Samen met de mensen die het werk doen brengen we het huidige proces end-to-end in kaart. Niet alleen de happy flow, maar juist ook de uitzonderingen, workarounds en overdrachten waar het vastloopt.
Vervolgens analyseren we waar de verspilling zit: onnodige wachttijden, dubbel werk, handmatige stappen die geautomatiseerd kunnen worden en stappen die simpelweg geen waarde toevoegen. Waar mogelijk zetten we process mining in om dit datagedreven te onderbouwen, zodat je niet optimaliseert op meningen maar op feiten.
Van daaruit ontwerpen we een toekomstgericht proces dat past bij de standaarden van je nieuwe systeem. We maken expliciet welke processtappen zich lenen voor automatisering, welke voor AI, welke voor RPA en waar menselijk oordeelsvermogen noodzakelijk blijft.
Gaat het om digitalisering of AI? Dan beoordelen we ook de organisatorische gereedheid met de AI & Digital Readiness Scan, zodat je niet alleen het proces maar ook de randvoorwaarden op orde hebt. Dat vertalen we naar concrete requirements, testscenario’s en een implementatiebacklog.
Belangrijk: we zorgen dat jouw organisatie dit straks zelf kan onderhouden en doorontwikkelen. Proceseigenaarschap, prestatiesturing en governance richten we samen in, zodat je na het traject zelfstandig verder kunt.
Businesscase: rendementsverbetering bij een drukkerij
Bij een drukkerij in de etikettenindustrie brachten we samen met het team de processen in kaart en voerden we gerichte verbeterprojecten uit. Het orderintakeproces ging van 60% naar 90% afhandeling op dezelfde dag, de doorlooptijd van klachtenafhandeling halveerde en de omsteltijden daalden met 20%. Het rendement op de investering bedroeg ruim 200%.
Wat het oplevert
- Een systeem dat aansluit op hoe je organisatie daadwerkelijk werkt, niet op aannames van twee jaar geleden.
- Kortere doorlooptijden door het elimineren van verspilling vóór de implementatie, niet erna.
- Minder maatwerk nodig in je systeem, omdat processen zijn vereenvoudigd en gestandaardiseerd.
- Hogere adoptie door medewerkers, omdat het nieuwe systeem hun werk daadwerkelijk makkelijker maakt.
- Een meetbare baseline waarmee je de impact van je investering kunt aantonen en blijvend kunt monitoren.
Voor wie
Dit traject is relevant voor directies en programmamanagers die een systeemimplementatie of automatiseringstraject voorbereiden en het risico op een mislukte investering willen verkleinen. En voor proceseigenaren die verantwoordelijk zijn voor het opleveren van implementatiegerede processen, maar merken dat de huidige documentatie niet aansluit op de werkelijkheid.
Sta je aan de vooravond van een systeemimplementatie?
Bel Jeroen van Schreven op 020 – 345 3015 voor een vrijblijvend gesprek over hoe je je processen implementatiegereed maakt.
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: contact@upd.nl
Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Vul dan onderstaand formulier in, dan nemen we contact met jou op.