Wat is (Lean) Operational Management?

Operationeel management is een gestructureerde aanpak om een cultuur van continu verbeteren te verstevigen in de lijn van een organisatie. Door prestaties te meten, te visualiseren, regelmatig te bespreken en de juiste interventies te doen wordt gewerkt aan het continu verbeteren van de resultaten op de werkvloer.

Met operational management wordt prestatiemanagement verbonden aan gedragsmanagement; het wordt mogelijk om verbeterkansen te identificeren én te verzilveren. Daarbij krijgen teams meer grip op het werk en leren ze hoe ze zelf de juiste focus kunnen leggen op de team- en organisatiedoelstellingen. Operational management is een overkoepelend begrip wat volgens verschillende principes is in te richten, waarbij Lean, Scrum en Obeya de meest gangbare zijn.

Operational management voor stabiliteit en verbetering

Operational management geeft teams handvatten om tot meetbare en realiseerbare doelstellingen te komen voor de belangrijkste processen waar zij bij betrokken zijn. In een vaste structuur van frequente bijeenkomsten voeren ze zelfstandig de prestatiedialoog. Dit betekent dat ze met elkaar afstemmen hoe het gaat, wat er beter kan, wat ze in de weg staat om verbetering te realiseren en wie acties gaat ondernemen om de gewenste verbetering te realiseren.

Operational management is gestaafd op twee pijlers:

• Stabiliteit: Door dagelijks management van de operatie – en operationele keten – wordt gewerkt aan betrouwbaarheid en continue hoge kwaliteit van de producten of diensten. Binnen operational management wordt stabiliteit gezien als: ‘Zonder afwijkingen in kwaliteit en doorlooptijd altijd de hoogst mogelijke klantwaarde leveren’.
• Continu verbeteren: Door prestaties te visualiseren worden verbeterkansen zichtbaar. En door deze kansen te bespreken en de nodige acties te verdelen wordt het maximale uit het proces of de procesketen gehaald. Dit bevordert de mindset van continu verbeteren binnen de teams.

De waarde van Operational management voor teams

Implementatie van operational management leidt ertoe dat teams:

• Effectiever samenwerken.
• Meer grip en controle krijgen over hun werkzaamheden.
• Zelfstandig de focus kunnen leggen op activiteiten die bijdragen aan team- en organisatiedoelstelling.
• De kennis, tools en hulpmiddelen hebben én gebruiken om zelf de cultuur van continu verbeteren binnen het team verder vorm te geven.

Organisaties waar operational management binnen teams wordt ingezet merken dat:

• De teams in staat zijn om zelfstandig een hogere klanttevredenheid te realiseren, doordat ze de focus leggen op activiteiten die waarde toevoegen voor de klant.
• Teams échte teams blijven, waardoor de medewerkerstevredenheid binnen deze teams significant hoger is dan teams waar operational management niet wordt toegepast.
• Teams betere operationele resultaten realiseren en deze continu blijven verbeteren.

Inrichten van operational management

Zoals we eerder schreven is operational management vaak gebaseerd op bekende principes als Lean, Scrum en Obeya.

Operationele teams baseren operational management regelmatig op Lean (Lean Operational Management) of Scrum. Op strategisch niveau doen we dit vaak vanuit Obeya. Maar ongeacht het onderliggende principe blijft de rode draad dat prestaties en gedrag aan elkaar verbonden worden. Deze rode draad komt ook bij de inrichting – in twee stappen – van operational management duidelijk naar voren:

1. Prestaties: Verzamelen van de nodige informatie voor goede processturing. Hierbij is het essentieel dat de prestaties die gemeten worden verbonden zijn aan de (verbeter)strategie van de organisatie. Afhankelijk van het team en het proces kan hierbij direct gemeten worden op de bijdrage aan de strategische doelen of op KPI’s die de voortgang van deze doelen illustreren. De verzamelde informatie wordt gevisualiseerd en op een bord (fysiek of virtueel) weergegeven.
2. Gedrag: Vaststellen van de kortcyclische overlegstructuur en de uitvoering van deze overleggen. Afhankelijk van het team kunnen dit bijvoorbeeld dag- of weekstarts zijn. De overleggen zijn altijd kort en to the point; 15-30 minuten bij het bord met stuurinformatie. De prestaties worden hier besproken en de acties worden bepaald en belegd om de prestaties te verbeteren. Afwijkingen – op zowel het proces als gedrag – worden besproken. Deze gesprekken kunnen soms lastig zijn om te voeren, daarom besteden we uitgebreid aandacht aan de vaardigheden van de facilitator en leidinggevende om effectieve gesprekken te voeren en te faciliteren.

Het inrichten van operational management is niet per definitie moeilijk. Het gaat uiteindelijk om het aanleren van andere gewoonten en ander gedrag bij de teams gecombineerd met het houden van focus op doelen en prestaties die er echt toe doen. Goede begeleiding hierbij is van cruciaal belang.