Wat is portfoliomanagement?

Succesvolle organisaties maken scherpe keuzes. Niet elk idee wordt een project en niet elk project leidt tot resultaat. Portfoliomanagement helpt om die keuzes gestructureerd te maken, op basis van strategische relevantie en beschikbare capaciteit. Bij UPD begeleiden we organisaties in het opzetten, verbeteren en borgen van professioneel portfoliomanagement. Daarbij combineren we onze expertise in verandermanagement, Lean en Agile met praktische tools en best practices.

Wat houdt portfoliomanagement in?

Portfoliomanagement is het proces waarmee organisaties hun projecten, programma’s en initiatieven in samenhang beoordelen, prioriteren en sturen. Het gaat niet over individueel projectmanagement, maar over het managen van het geheel: het portfolio. Dit helpt organisaties om gericht te investeren in de initiatieven die de meeste waarde opleveren.

Zonder portfoliomanagement ontstaan er al snel problemen zoals te veel projecten tegelijk, initiatieven die niet bijdragen aan strategische doelen en een gebrek aan overzicht. Een goed ingericht portfolio management model helpt om deze valkuilen te vermijden. Het biedt structuur, grip en houvast voor besluitvorming.

Hoe ziet een portfolio management model eruit?

Er zijn verschillende modellen, maar de essentie is altijd hetzelfde: overzicht, sturing en alignment met de strategie van de organisatie. Elementen die vaak terugkomen zijn een centraal portfolio board, heldere criteria voor prioritering, regelmatige evaluatie en bijsturing en inzicht in afhankelijkheden en risico’s.

Wat doet een portfoliomanager?

Een portfoliomanager houdt toezicht op het gehele veranderportfolio van een organisatie. Dat betekent dat hij of zij strategische doelstellingen vertaalt naar concrete projectkeuzes, prioriteiten stelt tussen initiatieven, resources (tijd, geld, mensen) optimaal verdeelt en continu evalueert welke projecten doorgang verdienen. De portfoliomanager zorgt er dus voor dat de juiste dingen worden gedaan en niet alleen dat dingen goed worden gedaan.

Bijvoorbeeld: in een grote zorginstelling werd portfoliomanagement ingezet om overzicht te krijgen op alle lopende verbetertrajecten, van digitalisering van patiëntendossiers tot capaciteitsplanning op de Spoed Eisende Hulp. Door deze trajecten te clusteren en te prioriteren op basis van strategische relevantie en impact op patiëntenzorg, wist men focus aan te brengen in het veranderportfolio. Zo werd een project met reductie van de werkdruk voor verpleegkundigen naar voren gehaald, wat daarna leidde tot hogere medewerkerstevredenheid en minder uitval. Een mooi voorbeeld van een keuze met impact!

Praktische toepassing binnen jouw organisatie

Wil je aan de slag met portfoliomanagement? Begin dan met het creëren van overzicht: welke initiatieven lopen er? Wat dragen ze bij aan de strategie? En waar zitten knelpunten?

Obeya: visueel management voor portfoliomanagement

Een krachtige manier om structuur, overzicht en besluitvorming verder te versterken binnen portfoliomanagement is het toepassen van de Obeya-methode. Obeya is Japans voor ‘grote kamer’. De Obeya maakt visueel management tastbaar en creëert een gezamenlijke ruimte (fysiek of digitaal) waarin teams, managers en stakeholders op één lijn komen. Dit bevordert transparantie, versnelt besluitvorming en versterkt de strategische alignment.

Meer weten over hoe je Obeya kunt inzetten voor effectiever portfoliomanagement? Bekijk dan onze Obeya opleidingen op dit vlak en we kunnen helpen met het inrichten van een Obeya.

Bij UPD helpen we organisaties dagelijks met het inrichten en professionaliseren van hun portfolio management. Daarbij sluiten onze opleidingen naadloos aan. Professionals die zich willen verdiepen in procesverbetering en projectbeheersing kiezen vaak voor de Lean Green Belt of vervolgen hun ontwikkeling met de Lean Black Belt.