Van versnipperde examinering naar één centrale examenorganisatie bij Deltion College

Deltion College had de examinering in de praktijk decentraal, dicht op het onderwijs, naar eigen inzicht georganiseerd. Toch lukte het de mbo-instelling onvoldoende om het examenproces als geheel eenduidig, navolgbaar en toekomstbestendig in te richten.

Werkwijzen verschilden per college, verantwoordelijkheden waren niet overal scherp belegd en digitalisering kwam moeizaam van de grond. Met ondersteuning van UPD zette Deltion de stap naar één centrale examenorganisatie.

Ruim een jaar na de start van de implementatie staat er een stevig fundament: een centraal examenbureau, heldere rollen tussen onderwijs, examencommissie en examenbureau, en een organisatie die beter kan verantwoorden én verbeteren.

Examinering beter kunnen verantwoorden

Toen Robert Willemars, directeur Finance & Control bij Deltion College, de opdracht overnam, was de noodzaak duidelijk. Deltion twijfelde niet aan de kwaliteit van de examinering zelf, maar zag wel dat het proces onvoldoende inzichtelijk en uniform was georganiseerd.

In Roberts’ eigen woorden: “We waren bij Deltion in de praktijk best heel goed bezig, maar we konden onvoldoende inzichtelijk maken hoe we de zaken georganiseerd hadden. En als je nader ging kijken, hadden we misschien nog niet alles even goed georganiseerd om aantoonbaar te maken wat onze kwaliteit is.”

We waren bij Deltion in de praktijk best heel goed bezig, maar we konden onvoldoende inzichtelijk maken hoe we de zaken georganiseerd hadden.

De urgentie zat niet alleen in externe verantwoording richting inspectie. Het ging ook om de vraag of Deltion zelf goed genoeg kon zien waar het proces werkte, waar risico’s zaten en waar verbetering nodig was: “Het ging over kunnen verantwoorden, maar ook over kunnen verbeteren. We moeten ons verantwoorden naar de buitenwereld, maar ook naar onszelf.”

Zeven colleges, verschillende werkwijzen

Deltion bestaat uit zeven colleges. In de loop der jaren waren examenprocessen historisch gegroeid en per college anders ingericht. Dat leidde tot verschillende werkwijzen en eigen interpretaties van de examineringsprocedures.

Projectleider Lilian Jansen herkende dat beeld, mede door haar ervaring bij Drenthe College (nu DCTerra). Op sommige plekken zag zij goed ingerichte dossierkasten en betrokken medewerkers, maar al snel bleek ook dat de examenorganisatie daarachter volgens verschillende structuren georganiseerd was.

De concrete gevolgen? Examendossiers werden op verschillende manieren bewaard, processen stonden wel op papier maar werden niet overal zo uitgevoerd, taken waren niet scherp belegd en uniforme sturing ontbrak. Ook digitalisering stokte, omdat ieder college het proces anders had ingericht.

De sleutel: drie rollen expliciet maken

UPD voerde eerst een analyse uit. Lilian sprak met tientallen betrokkenen, bekeek documenten en dossiers en woonde overleggen bij. De conclusie was dat het probleem niet alleen in processen zat, maar vooral in de inrichting van verantwoordelijkheden.

Daaruit ontstond wat binnen Deltion het driebollenmodel is gaan heten: onderwijs, examencommissie en examenbureau. Drie onderdelen met elk een eigen verantwoordelijkheid.

Robert licht toe: “Door te denken langs die drie verantwoordelijkheidsperspectieven krijg je een dialoog die expliciteert wat je aan het doen bent. Datgene wat impliciet was, misschien te veel in één hand lag of te weinig expliciet in meerdere handen lag, hebben we nu georganiseerd.”

Het onderwijs blijft verantwoordelijk voor de inhoud van examinering. De examencommissie borgt kwaliteit en kaders. Het examenbureau organiseert en ondersteunt het proces: van planning tot verwerking en diplomering.

Juist het expliciet maken van die rollen zorgde voor beweging. Wat eerder informeel of versnipperd gebeurde, werd onderdeel van een heldere manier van samenwerken.

Een examenbureau dat nog gevormd moest worden

De verandering was groter dan het samenvoegen van bestaande bureaus. Het centrale examenbureau bestond nog niet als zelfstandige eenheid. Er waren verschillende werkwijzen, verschillende verwachtingen en verschillende beelden van wat een examenbureau wel en niet doet.

Robert legt uit: “Het examenbureau als aparte bol bestond eigenlijk nog niet. Er waren echt andere opvattingen over wat de taak en rol van een examenbureau zouden zijn. Het werd een ontdekkingstocht en een reis met elkaar.”

Daarmee ging het project ook over eigenaarschap, autonomie en samenwerking. Werk dat lang in teams had gelegen, moest worden overgedragen aan een centraal examenbureau. Dat vroeg veel van teams, medewerkers en leidinggevenden.

Lilian stond volgens Robert midden tussen de drie onderdelen in: “Lilian is in het midden tussen die drie werelden (bollen) gaan staan en is het verhaal gaan vertellen: wat moeten we met elkaar doen, wat wordt er van jou verwacht in die rol en wat mag je van een ander verwachten?”

Vasthouden aan het doel, ook als het schuurt

Zoals bij veel grote veranderingen was de praktijk weerbarstiger dan het ontwerp. Vooral voor teams waar examinering sterk in de eigen werkwijze zat, betekende de nieuwe aanpak een forse verandering. Robert zag dat ook: “De praktijk is weerbarstiger dan een papieren model. Je moet met mensen doorlopen wat dit betekent voor hun opleiding, waar ze aan vast willen houden en waar ze in het grote plaatje van Deltion moeten meegaan.”

Volgens Robert maakte Lilian daarin het verschil doordat zij het grote doel bleef verbinden aan concrete stappen: “Lilian heeft de kracht om zowel het grote doel voor ogen te houden als op detailniveau uit te leggen wat dat betekent voor een individueel team of deelproces.”

Dat vroeg soms ook om stevigheid: “Zij blijft herhalen, geeft niet op. Soms moet je tijdelijk even geen vriendjes willen zijn en erop vertrouwen dat het later weer goed komt.”

Veranderen is ook doen

Het kantelpunt kwam niet in een overleg of presentatie, maar in de uitvoering. In de periode van examens en diplomering moest het nieuwe examenbureau laten zien dat het proces werkte. De druk was hoog: medewerkers zaten nog maar kort op hun plek, basisinstructies waren er, maar routines moesten nog ontstaan.

Dat was best spannend, zag ook Robert: “We wisten eigenlijk niet wat er op ons afkwam. We hadden geen flauw benul hoeveel examens we kregen op welk moment en wat de status was van alle dossiers. Het diploma is het bewijs van dat leren en ook het bewijs dat je verder mag. Het is het meest feestelijke moment van de opleiding voor de student. Daar wil je het niet in mis laten gaan.”

Er werd opgeschaald, samengewerkt en bijgestuurd. Niet door opnieuw over het model te praten, maar door het samen te doen: “Veranderen is ook doen. Veranderen is niet alleen maar praten en tekenen.”

Basis voor digitalisering en toekomstbestendig onderwijs

De opbrengst van het project ligt niet alleen in een beter georganiseerd examenproces. Het centrale examenbureau legt ook de basis voor verdere ontwikkeling, zoals digitalisering en flexibilisering van onderwijs. Robert stelt: “Flexibilisering vergt ook een mate van standaardisering. Zonder standaardisering geen flexibilisering.”

Zolang iedere opleiding het examenproces op een eigen manier organiseerde, was digitalisering lastig. Nu ontstaat er een gemeenschappelijke basis waarop Deltion verder kan bouwen.

Een stevig fundament, nog geen eindpunt

Het traject is nog niet af, geeft Robert aan. Routines moeten verder inslijten, digitalisering moet nog verder worden uitgewerkt en de samenwerking tussen onderwijs, examencommissies en examenbureau blijft aandacht vragen. Maar de belangrijkste beweging is gemaakt. “We hebben nu een goed examineringsproces. Dit moet nog een efficiënt en transparant proces opleveren voor alle stakeholders, en als het meezit ook ontzorging voor het onderwijs.”

Terugkijkend overheerst trots. Niet omdat alles vlekkeloos ging, maar juist omdat Deltion het traject is aangegaan terwijl niet alles vooraf te overzien was. “Je moet met wat lef en vertrouwen zo’n traject instappen. Je weet waar je moet uitkomen, je weet ongeveer wat je tegenkomt, en onderweg handel je naar wat er op je pad komt.”

Wat begon als een vraagstuk over examenprocessen, werd een bredere organisatieontwikkeling. Deltion kreeg meer grip op examinering én een steviger basis om te verantwoorden, te verbeteren en verder te vernieuwen.