Robots aan de basis van volgende efficiencyslag op kantoor

Continu verbeteren met behulp van RPA

BLOG – Technologieën als robotica, kunstmatige intelligentie, zelfrijdende auto’s, nanotechnologie, 4D printers en blockchain hebben een geweldige impact op de markt. En dat biedt kansen. De inzet van technologie kan bijvoorbeeld helpen om werkprocessen te verbeteren. Met name Robotic Process Automation (afgekort: RPA) ontwikkelt zich op dat gebied razendsnel. De inmiddels bewezen toepassing staat aan de basis van de volgende efficiëntieslag op kantoor. Maar wat doet RPA eigenlijk? Lopen er binnenkort robots over de werkvloer? In deze nieuwe blog geven we antwoord op die vraag én laten we aan de hand van herkenbare voorbeelden zien hoe deze robots jouw organisatie kunnen gaan helpen om werkdruk te verlichten, kosten te verlagen en bedrijfsprocessen te verbeteren.

Ondanks dat de naam misschien anders doet vermoeden, is er bij Robotic Process Automation geen tussenkomst van fysieke, mensachtige robots. Nee, RPA is, eenvoudig gesteld, het automatiseren van zichzelf herhalende werkzaamheden met software. Deze inmiddels veelgebruikte technologie kan de verwerking van alle inkomende informatie aanzienlijk versnellen en verbeteren, wat ten goede komt aan de slagkracht van de organisatie. Het is als het ware een software-robot waarmee onder meer transsectionele processen kunnen worden gereproduceerd en geautomatiseerd, terwijl tegelijkertijd procesnauwkeurigheid en -snelheid worden verbeterd.

In feite voert RPA exact de handelingen van een medewerker uit, maar dan beter. Of dat betekent dat RPA-bots werknemers gaan vervangen? Nee, althans, dat is niet het uitgangspunt. De implementatie van robotics creëert juist ruimte voor werknemers om zich te focussen op kwaliteitsverbetering en het verhogen van klantwaarde. Op activiteiten die door tijdrovende, arbeidsintensieve handelingen geen aandacht meer krijgen. Dat gegeven zet werknemers in hun kracht, geeft energie en draagt bij aan een positief werkklimaat.

RPA in de praktijk

Om RPA te implementeren moet je als bedrijf of organisatie eerst weten welke processen geschikt zijn, en dat is nog best een uitdaging. Wat je wil weten is of implementatie überhaupt rendabel is. De praktijk leert ons dat een proces waarbij minimaal 10 minuten handmatig werk nodig is al een rendabele case voor RPA biedt. Vaak is het zo dat wanneer jij tegen procesvertragende zaken aanloopt, de kans groot is dat jouw collega hetzelfde ervaart. Belangrijk is het dus om in kaart te brengen wat de potentie van RPA voor de gehele organisatie is. Om daar achter te komen moeten alle werkprocessen onder de loep worden genomen. Een tijdrovende klus, maar zeker de moeite waard als je het mij vraagt. Want zelfs als blijkt dat de technologie niet voldoende rendabel is om toe te passen, kun je evengoed aan de slag met defecten die tijdens de analyse aan het licht zijn gekomen.

Voordelen RPA

RPA is dus in staat om handelingen efficiënt en nauwkeurig uit te voeren. Op basis van opgehaalde informatie en ingebouwde logica, kan de bot een status veranderen, berekeningen maken, een ander proces in gang zetten, mails versturen en ga zo maar door. Klinkt goed toch? Zie hieronder een overzicht van de grootste voordelen:

  • Snelheid: Een software robot heeft slechts enkele seconden nodig om een factuur in te boeken, terwijl een medewerker er soms wel 20 minuten over doet. Doorlooptijden worden verkort doordat robots heel snel werken. Daarnaast zijn zij 24 uur per dag en alle dagen van de week beschikbaar.
  • Kwaliteit: Doordat een robot consistent is wordt de kwaliteit voorspelbaar. De logica en ‘business rules’ bepalen wat hij doet. Fouten worden daardoor niet gemaakt. Tenzij er in de praktijk iets verandert. Of in een van de systemen die de robot gebruikt. Daarom is het goed periodiek te bekijken of de robot aangepast moet worden.
  • Flexibiliteit: Hoge volumes tijdens piekperiodes kunnen robots verwerken. Het meebewegen met de drukte in de markt wordt daardoor beter haalbaar.
  • Schaalbaar: Robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd.
  • Focus op de klant: Medewerkers krijgen door RPA tijd en ruimte voor die taken die echte waarde opleveren. Begrijpen van de behoefte en emotie van de klant. Ruimte hebben om daar flexibel op in te spelen. Interne medewerkers krijgen tijd voor betere analyses, inspelen op afwijkingen en ontwikkelen van betere manieren van werken.

Meer weten?

Als ondernemer ben je altijd bezig om je processen efficiënter in te richten om zo meer waarde te creëren voor de klant. RPA ondersteunt die visie. De toepassing is dan ook een prima aanvulling op de Lean-filosofie en het credo ‘continu verbeteren en vernieuwen’.

Twijfel je of de werkprocessen bij jouw organisatie geschikt zijn voor Robotic Proces Automation? Of wil je gewoon even sparren met een professional over RPA? Neem dan gerust contact met ons op. Onze experts staan je graag te woord. Bellen kan naar 020-345 3015, mailen naar info@upd.nl.

Cached on Sat 15/12 23:37