Meer tijd voor onderwijs en minder tijd voor ondersteunende taken
Meer eenheid in werkwijze bij Tilburg University dankzij groeiende Lean-community
Meer tijd voor onderwijs en minder tijd voor ondersteunende taken. Net als bij andere onderwijsinstellingen is het vinden van een betere balans in de agenda van docenten ook voor Tilburg University een belangrijk streven. De werkdruk neemt toe, maar dat mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van het onderzoek en het onderwijs aan de bijna 20.000 studenten.
Om de ondersteunende processen binnen de organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten heeft de Tilburg School of Economics and Management (TiSEM) als eerste faculteit het continu verbeteren met de Lean-methode omarmd. Onder begeleiding van UPD-trainer Klaas Jansen hebben cursisten de afgelopen twee jaar de resultaten van hun praktijkopdrachten gedeeld met collega’s en leidinggevenden. Dit sprak zo aan, dat de belangstelling voor Lean bij de andere faculteiten groeiende is.
Procesverbetering vanuit ervaring
Eén van de deelnemende cursisten is proces consultant Frank van den Tillaart. ‘Wat werkelijk in een organisatie gebeurt, is vaak niet beschreven. En de processen die wel beschreven zijn, worden vaak niet gevolgd’, zegt Frank. Voor hem is dit een herkenbare rode draad in zijn twintigjarige loopbaan om het procesmanagement bij organisaties te verbeteren. Hij begon ermee bij Philips, sinds 2019 werkt hij bij Tilburg University. Een ander bekend probleem van een ‘verwaarloosde organisatie’ is volgens hem dat medewerkers tegen problemen aanlopen waarvoor ze zelf niet direct verantwoordelijk zijn, maar wel met de effecten ervan te maken hebben. ‘Ik houd ervan om te structureren en duidelijkheid te geven’, zegt Frank. ‘Hierin patronen herkennen en verbeteren is een manier om problemen in processen op te sporen en op te lossen.’
De eerste stap naar Lean
Uiteraard was Van den Tillaart wel bekend met het concept van Lean, maar er zelf mee werken was er nog niet van gekomen. Dus greep hij zijn kans toen Tilburg University in de tweede helft van 2024 een Green Belt opleiding organiseerde voor geïnteresseerde medewerkers. ‘Ik leerde van UPD-trainer Klaas Jansen te werken met een bewezen structuur die voorkomt dat je in de valkuilen stapt waar procesverbeteraars vaak tegenaan lopen. De grootste daarvan is een te sterke focus op wat op dit moment de meeste pijn doet, zonder de bredere context te betrekken bij je aanpak. Door de structuur van Lean te volgen ontdek je de achterliggende oorzaken. Dat levert nieuwe inzichten op.’
De rol van Jacqueline Buurkes
Dat Tilburg University Lean-opleidingen in house aanbiedt, is mede mogelijk gemaakt door Jacqueline Buurkes, projectleider bedrijfsvoering bij de TiSEM faculteit, en Coördinator Continu verbeteren. In Coronatijd schreef ze zich in voor een open Green Belt opleiding van UPD met Klaas Jansen als trainer. Ze was zo enthousiast, dat ze in 2022 een Orange Belt training van UPD mocht aanbieden aan 24 management ondersteuners binnen haar eigen faculteit.
Nadat ze in 2023 haar Black Belt had gehaald bij UPD, volgde een nieuwe stap. Om zelf ook continu te blijven verbeteren volgde ze de Obeya Fundamentals training en start ze met de opleiding tot Master Black Belt. Daarnaast organiseert ze zo’n twee Green Belt-opleidingen per jaar binnen de Tilburg University, waarbij zij samen met Klaas Jansen de deelnemers begeleidt bij hun praktijkopdracht. ‘Klaas let daarbij vooral op het toepassen van de Lean-methodiek, terwijl ik de deelnemers help om verbeterprocessen te kiezen die – gelet op de complexiteit en de benodigde investeringen binnen de universiteit – ook binnen zes maanden af te ronden zijn.’
Jacqueline Buurkes
Coördinator Continu verbeteren
Een groeiende Lean-community
Inmiddels hebben zo’n 30 opgeleide collega’s voorafgaand aan hun diploma-uitreiking hun gerealiseerde verbeterprocessen gepresenteerd aan collega’s en het management van alle faculteiten en divisies. Ook is er een actieve Lean-community ontstaan, waarbij oud-deelnemers ervaringen blijven delen over nieuwe verbeterprocessen. Een volgende stap is om een databank op te zetten met vraag en aanbod van potentiële kansen om te verbeteren.
Resultaten die draagvlak creëren
Dat het draagvlak voor Lean er zo snel kwam, heeft volgens Jacqueline Buurkes vooral te maken met de bereikte resultaten. ‘Voor mijn eigen Green Belt opleiding kreeg ik van mijn directie de opdracht mee om iets te doen aan de toegenomen werkdruk van docenten in het examenproces. Dat leidde tot een nieuwe werkwijze, die we nu in de hele universiteit toepassen. Dankzij een geordend systeem kunnen we bijvoorbeeld een oud examen binnen enkele minuten terugvinden. Tegenwoordig is er ook meer aandacht voor de zachte baten van een verbetertraject.’
De zachte baten van Lean
Voorbeelden daarvan ziet UPD-trainer Klaas Jansen genoeg binnen de universiteit: ‘Medewerkers luisteren beter naar elkaar en zijn meer met elkaar in verbinding. We zien dat er bruggen worden geslagen tussen de verschillende eilanden binnen de organisatie. De voordelen daarvan komen ook terecht bij mensen die niet zelf een verbetertraject hebben gedaan. Een voorbeeld hiervan is het aanpassen van lesmateriaal. Door dat proces beter te structureren weten docenten vooraf wat ze wanneer moeten doen en zijn ze beter voorbereid op deze taak. Er is daardoor minder ergernis, en de taak is eerder klaar.’
Leerervaringen uit de praktijk
Dat het werken met Lean over meer gaat dan het toepassen van een methode, heeft ook Frank van den Tillaart ondervonden. ‘Dankzij de feedback van Klaas bij mijn eigen praktijkopdracht leerde ik dat ik minder zelf moet willen doen, en meer ruimte moet geven aan de collega’s die van de inhoud zijn. Een ander leerpunt voor mij is dat je bij stakeholders niet alleen vooraf commitment moet vragen om een analyse uit te voeren, maar ook of ze bereid zijn om een geadviseerde verbetering ook echt door te voeren.’
De ervaring van Angelique Antonis
Angelique Antonis is één van de andere Green Belt-cursisten. Als coördinator bedrijfsvoering aan Tilburg School of Humanity and Digital Sciences werkte ze aan een project om meer van de opgedane kennis uit onderzoek te delen met de maatschappij. ‘De methodiek is erg behulpzaam om in stappen toe te werken naar de verbetering van een proces. Een waardevolle tip die Klaas en Jacqueline gaven, was om het probleem zo klein en concreet mogelijk op te schrijven, mogelijke oorzaken te onderzoeken en van daaruit toe te werken naar het formuleren van tegenmaatregelen in de vorm van een verbeterplan’, zegt Angelique.
Een betrokken trainer
Over de begeleiding van de trainer heeft ze niets dan lof. ‘Klaas stelt de vragen zo, dat je zelf het antwoord vindt.’ Ook Frank vindt dat de lesstof op een fijne manier werd gebracht. ‘Klaas geeft duidelijk aan waar je op moet letten. Door zijn regelmatige feedback leer je de verbeterstappen goed te zetten.’ Dat de UPD-trainer de lesstof kan koppelen aan zijn eigen werkervaring en met voorbeelden komt uit de praktijk van andere bedrijven, vindt Jacqueline Buurkes van toegevoegde waarde. ‘Klaas heeft humor, is open, eerlijk en realistisch’, zegt Jacqueline. ‘Een fijne trainer om mee samen te werken. Eerst als deelnemer, nu als zijn sparringpartner.’
Continu verbeteren als trap omhoog
Met Jacqueline heeft Klaas regelmatig overleg over welke ondersteunende processen nog verbeterd kunnen worden zodat de docenten meer tijd hebben voor het onderwijs. Continu verbeteren vraagt om een lange adem en veel doorzettingsvermogen. ‘Ik vergelijk het altijd met het nemen van een trap van de begane grond naar de eerste verdieping’, zegt Klaas. ‘Ook daarvoor zijn meerdere stappen nodig. Het is echt lonend om het eerst goed te doen en dan pas snel. Want alles wat later hersteld moet worden, kost extra tijd. Focus op kwaliteit, dan komt sneller bijna vanzelf.’