Procesoptimalisatie

Inefficiënte en onbetrouwbare processen zijn binnen een organisatie een soort van sluipmoordenaar. Ze zijn niet heel zichtbaar, maar ondertussen wordt de groei belemmerd, staat de winstgevendheid onder druk en is de organisatie niet wendbaar. Met procesoptimalisatie wordt de efficiëntie van de organisatie verbeterd door middel van procesverbetering. Dit leidt tot lagere kosten, tijdsbesparing en hogere kwaliteit.

In het kader van procesoptimalisatie en procesverbetering spreken we vaak over de verborgen fabriek. Dit is een concept uit de wereld van kwaliteitsmanagement en procesverbetering. Hiermee bedoelen we inefficiënte processen, kwaliteitsfouten en andere onproductieve taken die plaatsvinden binnen een organisatie zonder dat dit direct zichtbaar is. Gemiddeld wordt 20% – 40% van de bedrijfskosten veroorzaakt door dergelijke verspillingen. Procesoptimalisatie gaat over het wegnemen van deze verspillingen door procesverbetering toe te passen.

Aanleiding voor procesoptimalisatie

Inefficiënte en onbetrouwbare processen leiden tot een reeks van symptomen die niet direct te herleiden zijn naar de processen. Denk hierbij aan:

• Lage klanttevredenheid: Klanten krijgen te maken met vertraging in de levering, lagere kwaliteit van de producten of diensten en slechte communicatie.
• Lage medewerker tevredenheid: Medewerkers raken gefrustreerd door omslachtige werkwijzen, veel rework en het gebrek aan vooruitgang. Dit leidt op den duur tot een hoog personeelsverloop.
• Gebrek aan innovatie en creativiteit: De organisatie raakt vastgeroest in routinetaken en werkwijzen waardoor er geen ruimte is voor innovatie en creativiteit.
• Missen van kansen: De organisatie is niet wendbaar en kan niet snel genoeg inspelen op veranderingen in de markt en de klantbehoefte waardoor een achterstand op de concurrentie ontstaat.
• Veel bedrijfsmiddelen: De organisatie heeft onevenredig veel bedrijfsmiddelen nodig om het werk uit voeren. In vergelijking tot andere organisaties hebben zij meer tijd, arbeid en materialen nodig om dezelfde output te leveren.

Vervolgens is het verleidelijk om aan symptoombestrijding te doen, bijvoorbeeld door programma’s te starten om de klanttevredenheid te verhogen of door extra HR-effort te stoppen in de ontwikkeling van medewerkers. Deze acties zullen op de korte termijn even het gewenste resultaat hebben, maar voor blijvende prestatieverbetering zal de oorzaak aangepakt moeten worden met procesoptimalisatie.

Procesoptimalisatie als onderdeel van de strategie

Succesvolle procesoptimalisatie is geen eenmalige of losstaande actie. Het is een oneindig proces waarbij de organisatie streeft naar continue procesverbetering en dit streven omzet in structuur van de organisatie, ontwikkeling van medewerkers en de manier van werken binnen de organisatie. Procesoptimalisatie is een strategische keuze van de organisatie om te werken aan Operational Excellence en een cultuur van continu verbeteren te realiseren binnen de organisatie.

Dat betekent overigens niet dat de resultaten lang op zich hoeven laten wachten. In de praktijk zien we dat directe resultaatverbetering aan de hand van beproefde methodes al binnen 6-8 weken gerealiseerd kan worden. Om deze resultaatverbetering te borgen voor de langere termijn kan tegelijkertijd gewerkt worden aan het stimuleren van een cultuur van continu verbeteren. Dus, direct rendement op de investering in procesverbetering en blijvende prestatieverbetering door een goede borging binnen de organisatie.

Om organisaties te begeleiden bij de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren hebben we een model en aanpak ontwikkeld waarmee we focus aanbrengen op de vier elementen die leiden tot een succesvolle transformatie. Lees hier meer over dit model en onze aanpak.

Resultaten van continu procesoptimalisatie en procesverbetering

Door procesoptimalisatie te plaatsen binnen een overkoepelende aanpak voor continu verbeteren is er geen eindpunt. De resultaten kunnen altijd verbeterd worden en binnen de organisatie ontstaat een cultuur waar iedere laag hier als natuurlijk naar streeft. Waar we met diagnosetools als de Quickscan of de volwassenheidsscan wel een duidelijke nulmeting doen, is er geen eindmeting. Er is namelijk geen eindpunt.

Uiteraard worden er meer dan genoeg voortgangsmetingen gedaan, waardoor de resultaten van procesoptimalisatie goed te definiëren zijn. Afhankelijk van de doelstellingen voor procesoptimalisatie kunnen organisaties de volgende resultaatverbetering realiseren:

Doorlooptijden: Reductie van 20% tot 30% van de tijd die nodig is om een product van fabricage tot levering te brengen.

Kosten: 15% tot 30% kostenbesparing op operationeel niveau.

Fouten en Defecten: Afname van 25% tot 40% van defecte producten of diensten die anders zouden moeten worden gecorrigeerd.

Klanttevredenheid: Stijging van de klanttevredenheid van 10% tot 20%.

Bedrijfsmiddelen: Reductie van 20% tot 40% in het gebruik van materialen, tijd en arbeid.

Voorspelbaarheid: Toename van 15% tot 25% in de consistentie van prestaties.

Time-to-Market: Verkorting van 20% tot 30% van de tijd die nodig is om een nieuw product te ontwikkelen en te lanceren.

Medewerkerstevredenheid: Stijging van 10% tot 15% in medewerkerstevredenheid.

Concurrentiepositie: Toename van 10% tot 20% in marktaandeel en groei in vergelijking met concurrenten.

In de afgelopen jaren hebben we een groot aantal organisaties begeleid bij het implementeren van procesoptimalisatie en het realiseren van een cultuur van continu verbeteren. Bij de businesscases lees je over de resultaten die we hiermee gerealiseerd hebben, zoals de drukkerij waar we ruim 200% rendement hebben gerealiseerd op de investering in procesoptimalisatie.