Op ROC de Leijgraaf begeleidde Tom Brouwer twee grote en meer dan twintig kleine projecten. ”Verbeteringen vasthouden vergt draagkracht vanuit de hogere regionen van de organisatie.”
WAT DOET U?
“Ik werk bij ROC de Leijgraaf als bedrijfskundig adviseur en projectleider. In de afgelopen jaren heb ik twee grote en twintig kleinere verbeterprojecten begeleid.”
WAT LEVERT HET OP?
“Voor studenten is het belangrijk dat ze in één keer op de goede plek zitten en de juiste opleiding kiezen. Onze project ‘Effectieve Instroom’, waarmee we de intake over de hele instelling heen verbeterd hebben, was daarvoor belangrijk. Voor ROC de Leijgraaf als organisatie was die verbetering ook van belang, want studenten die zonder diploma voortijdig de opleiding verlaten zijn slecht voor het rendement waarop de opleiding tenslotte beoordeeld wordt.”
WAT HEBBEN JULLIE VERBETERD?
“Het standaardiseren van de intake van nieuwe studenten voor de hele opleiding is een belangrijk punt. Het gaat erom dat de gesprekken die je voert met kandidaten voldoende diepgang hebben om problemen naar boven te brengen die voor een student in de toekomst zouden kunnen gaan spelen. Pas als je een standaard vastlegt, kun je bepalen wanneer je van die standaard moet afwijken; wanneer er maatwerk nodig is.
Dat maatwerk is onze Intake Plus. Die is bedoeld om in te zoomen op een geconstateerde behoefte aan extra begeleiding van de student. Je kunt iedereen wel een zware intake geven, maar in veel gevallen is dat helemaal niet nodig.”
WAT HEEFT U VERRAST?
“De mooie resultaten die je kunt bereiken met simpele tools van MBO15. Neem het instrument dat wordt gebruikt om de ernst en de frequentie van problemen te meten. Je tekent met teamleden het proces waarin de problemen zich voordoen en gaat samen brainstormen over de vraag waar die vandaan komen. Een delegatie van het team geeft die verstoringen of verspilling een score naar ernst en frequentie. Uit zo’n eenvoudige methodiek komen de mooiste gesprekken voort.
Je ziet dat de één de ernst van een probleem waardeert met een ‘1’ en de ander met een ‘7’. Die cijfers zijn niet goed of fout, ze maken op een respectvolle manier inzichtelijk dat mensen problemen vanuit een verschillende optiek bekijken. Er is meer dan één kijk op de waarheid. Zo’n simpele tool helpt om dat te laten zien. Vanuit dat inzicht kun je dan proberen om een oplossing te bedenken die aan meerdere waarheden recht doet. Dat is het mooiste wat er is.”
HOE NU VERDER?
“ROC de Leijgraaf is op het punt gekomen dat we veranderingen en resultaten die we geboekt hebben, moeten gaan vasthouden. Dat is moeilijk. Onze instelling heeft daarom graag meegewerkt aan de totstandkoming van het programma MBObeter borgen.”
“Bij ons was bijvoorbeeld het team Maatschappelijke Zorg sterk gemotiveerd om door te gaan op de weg die was ingeslagen met het verbeterprogramma MBObeter light. Daarvoor is leiderschap nodig. Dat is voor ROC de Leijgraaf het grote thema waar we voor staan. Iemand moet de leiding nemen om ervoor te zorgen dat een verbetering ook echt wordt geïmplementeerd. Wij hebben daarvoor in onze teams regisseurs aangesteld. Zij moeten ervoor zorgen dat de punten van verbetering steeds opnieuw op de agenda komen. Ook als iedereen weer bezig is met de waan van de dag.”
“Dat kan met dagstarts. Dat zijn korte vergadersessies waarin het team bijeenkomt rond een bord, waarop staat wat de doelen zijn voor een periode van bijvoorbeeld zes weken. Zoveel stagebezoeken brengen bijvoorbeeld. Of goede intakegesprekken voeren.
In een pilot in het team Maatschappelijke Zorg combineren wij de methodiek uit MBO15 met de aanpak van de stichting Leerkracht. Daar hoort bij dat leerkrachten elkaars lessen bezoeken en feedback geven. Dat zijn ook doelstellingen waarvan je elke dag kunt meten en bespreken of ze gehaald zijn.”
WAT KAN NOG BETER?
“Op de lange termijn staat of valt het succes van verbeterprogramma’s als MBObeter met de steun en draagkracht vanuit de hoogste regionen van de organisatie. In de hele hiërarchie moeten de neuzen dezelfde kant op staan. Niet alleen die van de staf, maar ook die van het College van Bestuur, de directeur, de afdelingsdirecteur en de afdelingsmanager. Iedereen moet het eens zijn over het belang van de gestelde doelen. Dat is een belangrijke voorwaarde voor succes.”