UPD - Onderwijs - "Lean geeft je het bewustzijn van de alledaagse verbeteringen"

“Lean geeft je het bewustzijn van de alledaagse verbeteringen”

Lean op het ROC van Twente

Tessa Tempel, Functioneel Beheerder, vertelt: ik houd me bezig met het onderhouden en ontwikkelen van het HRM pakket. Ik kwam binnen bij het ROC van Twente en rolde direct in het veranderproces en het project Lean & Green. Ik zag hoe ingewikkeld de P&O processen ingericht waren en hoe lang de doorlooptijd was.

Het was goed dat UPD het proces als externe ging leiden. Elke twee weken hadden we een sessie waarin eerst theorie werd besproken, om daarna alle processen die we konden bedenken te inventariseren en te prioriteren.

Elk proces werd op grote vellen uitgewerkt om de processtappen van het eind naar het begin analyseren. Dat doen ze expres, omdat je op deze manier geen stappen vergeet. Processtappen staan op post-it’s zodat je ze makkelijk kan verhangen. Bij alle processtappen bepaalden we met elkaar welke stappen van toegevoegde waarde zijn voor de eindgebruiker. We bepaalden ook de kritische punten in het proces.

Toen we het hele proces hadden uitgetekend, schrokken we van de complexiteit. We werden ons bewust dat wat we deden wel heel omslachtig was. Ik vond het erg leuk om te doen, ook omdat je het samen met je collega’s doet. Sommige collega’s vonden het lastig om processtappen af te schaffen, maar daar kwamen we samen goed uit. De weerstand viel heel erg mee.

Ik heb veel handvatten gekregen om met collega’s verbeteringen op te pakken

Tessa Tempel, Functioneel beheerder

 

Een laag dieper

Onze rol als functioneel beheerder is om de processen verder te automatiseren, daarvoor moet je nog een laag dieper. Bij het proces van Indiensttreding moet je je bijvoorbeeld afvragen wat noodzakelijk is om te weten en welke velden je daarvoor kan gebruiken. Daar kijken we nu met z’n allen kritisch naar.

De doorlooptijden worden door de nieuwe processen sterk verbeterd, ik denk dat ze straks een kwart van de tijd vragen van hoe het vroeger liep. De medewerkers van de afdeling zijn er heel tevreden mee. Je ziet dat het veel efficiënter gaat, er wordt niet meer door het hele pand gelopen. We gaan binnenkort de ingewikkelde processen automatiseren. De ontwikkelingen worden in de organisatie goed ontvangen. Medewerkers vinden het tegenwoordig heel normaal dat processen digitaal gaan, zo werken ze thuis ook.

Alles strak bespreken

In de laatste sessie wilden we kijken hoe we verder konden als team. Toen kwam het idee van het verbeterbord. Dit is een bord waar je als medewerker ideeën en acties op zet die snel kunnen worden opgepakt. UPD komt niet met een one-size-fits-all aanpak, dus we hebben het bord zelf ontworpen. Iedere week hebben we een bord-sessie van 10 minuten waarbij elke keer iemand anders de sessie leidt. Goed om te doen met het team en je ziet ook dat het meer effect heeft dan een maandelijks werkoverleg. Ik heb best veel handvatten gekregen om samen met collega’s verbeteringen op te pakken. Lean geeft je het bewustzijn van de alledaagse verbeteringen. Over een jaar verwacht ik nog veel meer resultaten.

Als je andersom denkt, zie je pas wat er moet gebeuren om het voor elkaar te krijgen

Lees hier het verhaal van Marinus van Petegem, interim hoofd personeels- en salarisadministratie.

Meer informatie?

Wil je meer weten over wat Lean voor jouw school kan betekenen? Neem gerust contact op met Joris van de Lindeloof via nummer 020 345 30 15 of email j.vandelindeloof@upd.nl.

Je kunt ook ons contactformulier invullen. We nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op.